09-18-2018

Bewerbungsabsagen – ein kompletter Leitfaden

Unseren Studienergebnissen von 2018 zufolge möchten 90 % der Studierenden und jungen Absolventen eine Antwort auf ihre Bewerbungen erhalten. 74 % wünschen sich eine persönliche Antwort anstelle einer automatisierten Nachricht. Der Umgang mit abgelehnten Kandidaten hängt jedoch auch davon ab, bis zu welcher Etappe des Recruiting-Prozesses sie es geschafft haben.

In diesem Blog-Artikel schauen wir uns für jede Phase des Einstellungsverfahrens an, wie man einem Kandidat mitteilt, dass er die Stelle nicht bekommt, ohne seiner Bewerbungserfahrung zu schaden. Wir legen den Schwerpunkt dabei auf die Anpassbarkeit des Prozesses, damit er auch mit vollen Terminkalendern kompatibel ist.

Vor dem ersten Gespräch

Warum ist es wichtig, auch diesen Kandidaten zu antworten?

Bevor ihre Lebensläufe in Ihrem Posteingang auftauchen, durchlaufen Bewerber einen langen Prozess: Sie wählen die Stellenangebote aus, die ihnen am interessantesten erscheinen, stellen Recherchen zu Ihrem Unternehmen an und vergewissern sich, dass ihr Profil Ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht. Dann befassen sie sich mit dem eigentlichen Bewerbungsprozess.

Zu guter Letzt personalisieren sie ihren Lebenslauf und ihr Bewerbungsschreiben. 40 % der Studierenden und jungen Absolventen haben jedoch keine Lust, ein Bewerbungsschreiben zu verfassen. Das ist die Stelle, an der Sie ins Spiel kommen. Die Kandidaten haben sich Mühe gegeben, eine gute Bewerbung zu schreiben, doch sie hegen Zweifel: Wird ihr Bewerbungsschreiben überhaupt gelesen? Junge Talente wünschen sich Gegenseitigkeit. Sie suchen zwar eine Stelle, aber auch Sie sind auf der Suche nach einem Mitarbeiter. Das heißt, dass Sie beide auf der Nachfrage-Seite sind. Die Kandidaten machen sich die Mühe, ihre Bewerbung zu personalisieren, und erwarten von Ihnen, ihrer Bewerbung Beachtung zu schenken und ihnen zu antworten.

Wie sagt man einem Kandidaten positiv ab?

Vor den ersten Vorstellungsgesprächen haben Sie möglicherweise eine große Zahl an Bewerbern. Einige passen vielleicht überhaupt nicht, andere haben sich eventuell nicht die gerade angesprochene Mühe gemacht, ihre Bewerbung an Ihr Stellenangebot anzupassen. Sie haben vielleicht keine Zeit, jedem Einzelnen mitzuteilen, warum er oder sie nicht ausgewählt wurde.

Das ist ok. Sie brauchen nicht jeden einzelnen Bewerber anzurufen, um ihm zu erklären, warum er es nicht in die nächsten Phasen des Einstellungsverfahrens geschafft hat. Senden Sie eine E-Mail, um zu bestätigen, dass Sie die Bewerbung gelesen haben, sie sie jedoch nicht in die engere Auswahl für den weiteren Recruiting-Prozess aufnehmen. Es ist wie in einer Beziehung: Geht man einer Person aus dem Weg, erhält man Vorwürfe. Sagt man ihr stattdessen offen, dass man ihre Gefühle nicht erwidert, ist die Reaktion meist verständnisvoller.

Es gibt auch eine Lösung mit minimalem Aufwand. Es ist zwar nicht fantastisch, aber besser als gar nichts, den Bewerbern nach Eingang ihrer Bewerbung eine automatisierte E-Mail zu schicken, in der es heißt: „Falls Sie nicht innerhalb von zwei Wochen von uns hören, haben wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl aufgenommen.“ Ihr Image wird jedoch gewaltig profitieren, wenn Sie mit einem Klick eine automatisierte Antwort schicken.

Einen Schritt weiter gehen

Eine persönliche E-Mail ist immer besser als ein vorgefertigtes Template, doch in dieser frühen Phase des Recruiting-Prozesses werden die meisten Bewerber verstehen, dass Sie eine ganze Menge Lebensläufe zu bearbeiten haben. Sie können jedoch einen Schritt weiter gehen und den abgelehnten Bewerbern mitteilen, warum ihre Bewerbung es nicht in die engere Auswahl geschafft hat.

Einigen Kandidaten fehlt es vielleicht an Erfahrung oder sie haben für Ihre Bedürfnisse nicht die richtige Branchenspezialisierung. Wenn Sie es ihnen sagen, haben Sie vielleicht in zwei Jahren einen extrem motivierten Bewerber, der alles dafür getan hat, Ihre Anforderungen zu erfüllen. Es ist eine gute Gelegenheit, ein Reservoir an motivierten Kandidaten für zukünftige offene Stellen zu schaffen, das ihnen für ihre nächsten Recruitings Zeit und Geld spart.

Sie haben wahrscheinlich nicht die Mittel, jedem Bewerber eine persönliche Antwort zu schreiben. Zum Glück gibt es Lösungen, mit denen man Kandidaten eine automatisierte Absage schicken kann einschließlich der Möglichkeit, sie für interessantere Profile zu personalisieren. JobTeaser wird in den kommenden Wochen eine solche Funktion für seine Kunden einführen – bleiben Sie also dran!

Wenn Sie ein oder mehrere Gespräche geführt haben

- Was ist deine schlechteste Erinnerung an Deine Studienzeit?

"Ich war bei einem Vorstellungsgespräch und habe im Anschluss daran nie wieder etwas von dem Unternehmen gehört. Ich würde mich dort niemals wieder bewerben."

Juliette, eine Kommunikationsstudentin

Nach einem Bewerbungsgespräch ändert sich die Situation. Sie müssen sich auf jeden Fall bei den Bewerbern melden. Und da Sie während des Gesprächs eine Beziehung zu dem Kandidaten aufgebaut haben, müssen Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um diese Beziehung und das Image, das der Kandidat von Ihnen hat, aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie einem Kandidaten, der zu Vorstellungsgesprächen bei Ihnen war, absagen, dann sollten Sie positiv bleiben und ihm erklären, was Ihnen an seinem Profil gefallen hat oder nach welcher Art von Stellen er sich Ihrer Meinung nach umschauen sollte. Einem angehenden Handelsvertreter können Sie zum Beispiel sagen, dass er aufgrund seiner mangelnden Erfahrung vielleicht eher mit einer Stelle im Innendienst beginnen sollte.

Versuchen Sie, im Einstellungsverfahren weiter vorgerückte Kandidaten ans Telefon zu bekommen, um ihnen die Neuigkeit zu übermitteln: Ein „menschlicher Touch“ ist wichtig für eine positive Bewerbungserfahrung und zeigt, dass Ihnen der Bewerber am Herzen liegt, auch wenn er es dieses Mal nicht geschafft hat. Da junge Talente von heute die Experten von morgen sind, ist es wichtig, für sie einen Schritt weiterzugehen: Geben Sie ihnen präzises Feedback, was Ihnen gefallen oder nicht gefallen hat, sowie Tipps, was sie in zukünftigen Vorstellungsgesprächen bei anderen Unternehmen besser machen können. Sie werden diese Hilfe schätzen, Ihnen vertrauen und Ihr Unternehmen dank der guten Erfahrung, die sie gemacht haben, vielleicht sogar besser qualifizierten Freunden oder Bekannten empfehlen.

" Zeigen Sie, dass Ihnen Ihre Bewerber etwas bedeuten, indem Sie jedem abgelehnten Kandidaten antworten. Es gibt Tools, die Ihnen dabei helfen können, diesen Prozess zu automatisieren. Vergessen Sie niemals, auf eine Bewerbung zu antworten; geben Sie konstruktives Feedback, damit abgelehnte Kandidaten motiviert bleiben und sich gerne auf zukünftige, besser zu ihrem Profil passende Stellenausschreibungen bewerben."

Autor:
Imke Müller-Wallraf
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