10 de diciembre, 2018

Cómo elegir tu proveedor externo de servicios de empleo

Durante los últimos años, habrás notado que las expectativas de los estudiantes han aumentado, que hay una tendencia a mudarse al extranjero para el primer trabajo, la necesidad de que los servicios de TI se adapten a los avances tecnológicos, la evolución constante de la legislación relativa a los datos y el aumento permanente de la presión presupuestaria. Es imposible que gestiones todo esto internamente. Y ahora que te has dado cuenta de ello, tendrás que buscar formas de delegar una parte de este arduo trabajo para que puedas centrarte en tus misiones principales. ¡Estupendo! Hablemos de cómo elegir al proveedor adecuado.

Consigue una asistencia constante sin gastos constantes

Debido a factores de beneficios, externalizar puede volverse rápidamente más caro que trabajar internamente, conforme a un estudio de 2017 de Caroline Wekullo en la Texas A&M University. La buena noticia es que lo verás venir antes incluso de firmar el contrato.

Asegúrate de que una vez que esté configurada la plataforma, que debería ser realmente más barata que la creación de una plataforma interna, no tienes que pagar un montón por la asistencia técnica, el mantenimiento o el desarrollo del producto. Otras cuestiones que debes plantearte son si la solución se puede ampliar fácilmente o si necesitas una formación de pago para aprender a sacar el máximo rendimiento a la plataforma. De forma más general, comprueba todos los gastos y compáralos con lo que supondría la creación de una herramienta interna y, sobre todo, con el mantenimiento. ¿Cuáles de estos gastos recurrentes es el más bajo?

También hay que tener en cuenta las integraciones. Si usas más de una herramienta, asegúrate de que todo lo que tienes se integra a la perfección con las otras herramientas. Por ejemplo, si tienes un panel interno con ofertas de trabajo, asegúrate de que si una empresa pública en el panel, puedes importar fácilmente sus datos de contacto en tu CRM. Para tu departamento de TI, el foco cambia de crear soluciones por sí mismos a seleccionar las mejores soluciones externas y crear integraciones que les permitan ofrecer la mejor calidad del servicio.

Otro truco es la estabilidad de la empresa. ¿Cuánto tiempo lleva en el mercado? ¿Ha registrado un buen crecimiento? No querrás trabajar con una empresa que implemente un sistema y luego caiga en quiebra y te deje con una solución abocada al fracaso.

Para acabar, asegúrate de que los proveedores externos con los que elijas trabajar sean lo suficientemente modestos como para cuestionar su propio producto y adaptarlo para responder a las necesidades de sus clientes. El ritmo de las nuevas actualizaciones y de la integración de nuevas funciones es, por norma general, un buen indicador de cuánto puedes confiar en que una empresa escuche tus opiniones.

Te recomendamos que consultes a clientes y colaboradores de tus proveedores para comprobar su experiencia y asegurarte de que las opiniones son favorables. No dudes a la hora de pedir referencias y, de este modo, asegurarte de que estás eligiendo el mejor servicio posible.

Céntrate en las personas correctas: los estudiantes

En resumidas cuentas, lo mejor para ti siempre es centrarte en los estudiantes. Una plataforma por muy buena que sea solo vale el compromiso que generes con ella. Si quieres una función para gestionar relaciones corporativas que incluya estadísticas y una base de datos de currículos, querrás mucho tráfico e ir incluyendo nuevos currículos en dicha base de datos. Eso no depende de ti sino de los estudiantes.

Ten en cuenta que tus servicios se dirigen a los estudiantes y, por tanto, también deberían hacerlo tus herramientas. En el caso de una página web de empleo, por ejemplo, asegúrate de que la solución está diseñada con los estudiantes en el punto de mira y que la interfaz que usen sea al menos igual de buena que el área de administración que tengas que ir actualizando. Una aplicación móvil, una interfaz de usuario bonita y un contenido de vídeo, entre otros, son funciones obligatorias si quieres que los estudiantes usen las herramientas que les ofreces.

Se trata de un cambio que ocurrió hace mucho tiempo en otros sectores, por ejemplo: los comerciales ya no usan hojas de cálculo con la información de clientes potenciales, ahora confían en una CRM externa en la que inician sesión fácilmente y cuenta con un buen mantenimiento, lo que les garantiza más tiempo que dedicar a su trabajo en sí. Esto es lo que buscas tú también. El objetivo de externalizar es contar con mejores funciones, claro, pero, sobre todo, que te permita invertir tu tiempo en lo que verdaderamente importa: tus estudiantes.

¿Por qué no preguntas a los propios estudiantes? Empieza evaluando lo que piensan sobre la herramienta que usas en estos momentos con una encuesta de satisfacción. Después, elige a unos cuantos estudiantes con buenas ideas que hablen contigo de sus expectativas. Muéstrales a varios proveedores externos que estés considerando y pregúntales cuáles preferirían ellos.

Protege los datos personales de tus estudiantes

Esto se aplica, sobre todo, a los servicios externalizados de TI. En mayo de 2018, entró en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y tendrás que asegurarte de que los datos de tus estudiantes están bien custodiados.

Este reglamento se aplica a toda Europa y probablemente sea la legislación más estricta hasta la fecha. Asegúrate de que tu proveedor lo respeta. Algunos indicios significativos de que puedes confiar en los estándares de seguridad de tu proveedor son los siguientes:

  • Cumplen con la legislación de protección de datos de la UE y sus servidores están ubicados en la Unión Europea.
  • Cuentan con un delegado de protección de datos o figura similar.
  • Existe un acuerdo directo entre los estudiantes y el proveedor a través de un acuerdo de condiciones generales al registrarse.
  • No es necesario transmitir los datos personales de los estudiantes entre la administración y el proveedor: todo debe funcionar a través del estudiante y, de forma más general, los datos de tus estudiantes nunca deberían venderse a nadie.

La externalización te permite centrarte en tus actividades principales

Tu centro educativo puede destacar del resto si ofrece unos servicios de empleo más amplios. Para crear y mantener estos servicios, no deberías gestionar elementos que no tienes por qué gestionar. Por ejemplo: diseñar una aplicación móvil para tu centro de empleo (Career Center) o crear las especificaciones técnicas para un CRM que te permita hacer un seguimiento del progreso de tus empresas colaboradoras o contratar a alguien a jornada completa para una necesidad aislada pueden no ser las mejores formas de proceder.

Puede que incluso quieras externalizar algunos de los servicios de asesoramiento profesional. Por ejemplo: muchas universidades con las que trabajamos cuentan con un psicólogo que visita el campus una o dos veces por semana para tratar problemas de salud mental que puedan estar relacionados con la elección del itinerario profesional y la búsqueda de empleo. Otros han elegido contar con un profesional interno. Todo depende del nivel de experiencia que necesites y, por supuesto, de los gastos asociados.

Al elegir al proveedor externo adecuado, puedes centrarte en tus actividades principales: en vez de mantener una plataforma de reserva de citas, por ejemplo, tendrás más tiempo para quedar realmente con los estudiantes y asesorarlos. En lugar de contratar a muchas personas para hacer una tarea con muy poco valor añadido, hazte con una herramienta que te ayude a gestionar las interacciones con los estudiantes. Una herramienta externa te hará la vida más fácil al darte más tiempo para ocuparte de lo que verdaderamente importa y al hacer que los estudiantes puedan resolver los pequeños problemas por sí mismos y solo acudir a ti para lo estrictamente necesario.

Externalizar es una gran solución para aumentar el alcance y la calidad de tus servicios de empleo. Para elegir a un buen proveedor, mantente ojo avizor con los gastos y elige el producto o servicio que priorice a tus estudiantes. Asegúrate de que tu proveedor te proporciona solo las funciones que necesitas, ni más ni menos. Y para acabar, ¡protege los datos personales de tus estudiantes a toda costa!

Publicado por
Ariela Picciotto
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