29 octubre, 2018

Haz de tu departamento de carreras un lugar atractivo para tus estudiantes

La empleabilidad es el aspecto primordial de los servicios de empleo. Se trata de un criterio de clasificación clave en muchos países europeos y no debería nunca pasarse por alto. No obstante, sabemos que tu función abarca algo más que asegurarte de que tus estudiantes consiguen un trabajo tras graduarse: se trata de hacer esencial que los estudiantes usen el servicio de empleo de tu centro.

Tu misión principal es ayudar a cada estudiante a mostrar todo su potencial y encontrar un trabajo en el que se vaya desarrollando. De esta forma, conseguirás que los antiguos alumnos estén motivados y felices y que quieran devolver el favor y ayudar a los estudiantes actuales de tu centro. El proceso de asegurarse de que todo el mundo se encuentre en el lugar que más encaje con ellos es un círculo virtuoso: antiguos alumnos contentos significa una mejor red de contactos para los estudiantes actuales y, por tanto, mejores oportunidades de empleo, que, a su vez, implica antiguos alumnos más contentos y así una y otra vez. Saca el máximo partido de ello al centrarte en ayudar a los estudiantes desde el minuto uno en que ponen un pie en tu centro.

Los estudiantes de primer curso con frecuencia no piensan demasiado en su futuro profesional, suelen prestar mucha atención a los estudios (a veces) y no se plantean aún sus opciones laborales. No van a ir en tu busca. Tienes que captar su atención desde el principio si quieres que comiencen a desarrollar los reflejos adecuados para la búsqueda de empleo, aumenten sus tasas de empleo y estén más satisfechos con su profesión.

No des nada por sentado

El comienzo del año es el mejor momento para presentarte a los estudiantes, ya sean nuevos o regresen al campus. Debes, sin duda, hacer una presentación en una sala de conferencias que dure una media hora. Si puedes hacer que la asistencia sea obligatoria, mejor que mejor.

Los estudiantes no irán a verte salvo que los motives para que lo hagan. Reúne a todo el mundo en una sala durante media hora al principio del curso para captar su atención y proporciónales una perspectiva general de lo que ofreces. Tengan o no ya una idea de lo que haces no importa: supón que no saben nada sobre ti, ya que habrá estudiantes en la sala que estarán en esa situación.

Respecto a esto, Anne, directora de colaboraciones con universidades de JobTeaser, dice: «En un 90 % de los casos en que los departamentos de empleo se quejan de no tener suficientes visitantes, se trata de un problema de comunicación, no de un problema de los estudiantes». Usar unas herramientas geniales y proporcionar un gran servicio no sirven de nada si nadie lo sabe: de esto trata esta presentación anual.

Una vez al año, llama a todo el mundo, reúnelos en una sala, preferiblemente con comida gratis para captar su atención y cuéntales lo que haces. Presenta a la gente del departamento de empleo, proporciona una breve descripción de su trayectoria profesional y de sus aficiones. Muestra que los miembros de tu equipo son humanos y agradables, que los estudiantes pueden tratar con ellos y acudir a ellos cuando necesiten orientación. Hablaremos más de la idea de «gente dedicada al empleo que de servicios de empleo» más adelante en esta publicación.

En tu presentación, habla de los beneficios de usar los servicios de empleo al menos tanto como menciones los servicios que realmente ofreces. Trata de que los estudiantes se impliquen: pide a estudiantes del curso anterior que hablen sobre lo que el asesoramiento ha supuesto para su trayectoria profesional, por ejemplo. ¡Los antiguos alumnos son siempre una buena elección!

Recuerda constantemente a los estudiantes la existencia de los servicios de empleo

En cuanto acabe tu presentación, no dejes que caiga en el olvido hasta la presentación del siguiente año. Sigue activo y visible en el campus y en línea para que los estudiantes te tengan presente.

Cada mes, trata de poner en práctica al menos tres iniciativas diferentes para que se acuerden de ti que sean simplemente acciones de comunicación: lo que quieres promocionar son los talleres y las mesas redondas, no las actividades de promoción en sí mismas.

Crea un boletín temático de noticias

Algo que puedes hacer es crear un boletín de noticias mensual o imprimir artículos para los estudiantes en los que les des consejos útiles sobre su trayectoria profesional. A diferencia de la charla de inicio de curso, que es muy general y repasa los beneficios de usar los servicios de empleo, este proceso de comunicación tiene que ser práctico. No hables de lo que podrías ofrecer: ofrece consejos detallados, pero cortos e incluye una breve referencia a lo que el departamento de empleo puede ofrecer en lo que respecta a esta necesidad.

Por ejemplo, en septiembre u octubre, podrías enviar un boletín de noticias que diga a los estudiantes que es hora de empezar a pensar en las empresas a las que se quieren dirigir. Puedes incluir una comparación entre startups, PYMES y multinacionales, y terminar recordando a los estudiantes que pueden concertar con vosotros una cita de asesoramiento profesional para aquellos que no sepan por qué área decantarse.

Emilie, directora de colaboraciones con universidades de JobTeaser, aconseja ganarse la confianza de los estudiantes mediante la incorporación de consejos que no procedan del departamento de empleo: los blogs de desarrollo profesional como  The Muse o JobTeaser Advice disponen de contenido que se puede compartir con facilidad, por ejemplo. Trata de redactar un boletín de noticias con consejos sobre cómo hacer que un currículo destaque o cómo bordar una entrevista con Recursos Humanos en la época en la que suele comenzar la búsqueda de prácticas.

Lo mismo se puede aplicar para eventos específicos: antes de una feria de empleo, envía un boletín de noticias con consejos sobre cómo prepararse para ella y cómo acercarse a las empresas con las que aspiren a trabajar. De esta forma, los estudiantes no solo estarán mejor preparados, sino que también se acordarán de asistir a la feria.

Para acabar, haz que tu contenido sea lo más práctico posible. Un simple texto es mejor que nada, pero puedes resultar mucho más atractivo con formatos como:

  • una lista de verificación («Las ocho cosas que deberías llevar a la feria profesional de la semana que viene»);
  • llamadas a la acción breves («La iniciativa para establecer contactos en 5 minutos que puedes llevar a cabo este mes»);
  • vídeos si tienes más presupuesto y tiempo.

Organiza tu programa para enviar los boletines en torno a los principales eventos del curso escolar. Trata de enviar un correo electrónico de bienvenida al principio del curso, por ejemplo, o correos de preparación para ferias profesionales, y justo en el momento en que los estudiantes comienzan a buscar prácticas.

Elige dónde estar

Puedes usar diversos canales de comunicación para llegar a los estudiantes.

No tienen que ser siempre a través de internet: tu centro puede tener tablones o pantallas en zonas de mucho tránsito como la cafetería o los vestíbulos.

Saca el máximo partido a estos espacios y asegúrate siempre de estar presente, por ejemplo, con notas breves que contentan consejos («No te olvides de enviar una nota de agradecimiento el día de después de una entrevista»), recordatorios sobre tus servicios, («Los banqueros y los investigadores no redactan igual su currículo. Podemos ayudaros a ambos: concierta una cita de asesoramiento profesional») o anuncios de eventos.

Un problema importante para el departamento de empleo es que encontrar su «guarida» puede ser misión imposible a través de pasillos con dudosa señalización y huecos ocultos tras las escaleras. ¡Facilita esta labor a todo el mundo y déjate ver de vez en cuando! Puedes coger una mesa y dos sillas, convertirlo en una especie de estand, y plantarte en las zonas de más tránsito para que los estudiantes puedan hablar contigo directamente. El departamento de empleo de la Universidad Libre de Bruselas, Bélgica, eligió poner en práctica una iniciativa parecida.

Por otro lado, los canales digitales comienzan con el sitio web de tu centro profesional, donde normalmente publicas las ofertas de trabajo y prácticas. ¿Cuentas con los medios para incorporar un apartado de «consejos»? ¿Qué tal un sistema para concertar citas? Recuerda: permitir que los estudiantes concierten citas es más eficiente que decirles que pueden pasarse por el despacho cuando quieran (que normalmente significa «nunca»): incluye las horas en las que estáis disponibles en tu sitio web para darles ambas opciones. Asegúrate de que tu sitio web se encuentra con facilidad desde el área donde los estudiantes inician sesión cada día.

Hemos hablado antes de un boletín de noticias: de forma más general, el correo electrónico es una forma eficaz de contactar con los estudiantes. No obstante, el resultado se puede ver entorpecido por la gran cantidad de correos electrónicos que reciben los estudiantes. Si puedes invertir en una aplicación móvil, hazlo y publica tus boletines de noticias en ella. En lugar de enviar correos electrónicos, mandarás notificaciones emergentes que lleven hasta las páginas correspondientes: los números hablarán por sí solos.

Las redes sociales son también una opción genial. Los estudiantes a menudo cuentan con su propio grupo de Facebook: por lo general, aceptan a algunos miembros del personal del centro en él, así que trata de hacerte un hueco y publica de forma regular en los lugares que suelan visitar. De todas formas, no te pases, ya que puedes cargarte la esencia del grupo que se centra en los estudiantes. Una alternativa segura a publicar tú mismo es hacerlo a través de embajadores estudiantiles, a los que puedes dar créditos adicionales, como ocurre en la red de Polytech, o pequeños premios (descubrimos que los auriculares eran una buena opción). Los estudiantes normalmente confían más en sus compañeros que en la administración y es por ello por lo que resulta tan importante crear un vínculo personal con ellos.

Crea un vínculo personal con los estudiantes

No eres un proveedor de servicios

Cuando presentes el departamento de empleo, asegúrate de posicionaros como gente con una misión en vez de como proveedores. No se debería crear una idea de «servicio de atención al cliente», sino de una relación cercana y de confianza. Acabar con estudiantes que no saben la diferencia entre el departamento de empleo y el sitio web del centro profesional es un escollo habitual que se puede evitar si se construye y se nutre esta relación.

Algo que puedes hacer que puede ahorrarte mucho esfuerzo constante es invertir tiempo en un vídeo de presentación único. Puedes dirigir a los estudiantes a este vídeo con la frecuencia necesaria para que no se pierdan, por ejemplo, en la página de inicio de tu intranet.

Anne habla muy bien de uno de los centros con los que colabora que comparte datos sobre el rendimiento de su centro profesional una vez al mes como parte de su boletín de noticias general. Cada mes, los estudiantes saben cuántas ofertas de trabajo han subido los representantes de su departamento de empleo al sitio web y cuántos de sus compañeros accedieron al centro profesional; también saben el porcentaje de citas que se concertaron con los asesores profesionales para animarlos a que pidan también su propia cita. Las cifras más bajas animan a que la gente sea más activa, mientras que las cifras altas muestran la aceptación por parte de sus compañeros e incita a que los estudiantes sigan el ejemplo.

Una gran parte de los departamentos de empleo con mayor éxito optan por nutrir sus relaciones por medio de los mismos estudiantes, lo que es una gran forma de mostrar lo importantes y útiles que son. Por ejemplo, un centro creó tareas administrativas que permitían a los estudiantes obtener créditos adicionales. Esto incluía que se encargaran ellos mismos del stand de la cafetería o la creación de un programa de referencias en el que podían hablar de su experiencia de asesoramiento profesional con sus compañeros durante un minuto al comienzo de una clase. Otros departamentos de empleo decidieron que un embajador estudiantil colgara publicaciones por ellos en los grupos de las redes sociales o que hablara en la presentación anual del departamento de empleo y diera información de primera mano sobre la ayuda que él o ella recibió en su momento.

Trabaja con las organizaciones de estudiantes

Sin duda, debes trabajar codo con codo con las organizaciones de estudiantes estés donde estés. No obstante, sabemos que dependiendo de dónde te encuentres en Europa, las organizaciones de estudiantes pueden ser o completamente distintas a tu departamento de empleo u ofrecer servicios parecidos e incluso que compitan con los tuyos. Aquí tienes un par de sugerencias para ambos casos.

Si las organizaciones de estudiantes de tu centro se centran en la empleabilidad

En algunos países y centros, las organizaciones de estudiantes tienen una larga tradición de prestar servicios profesionales a sus miembros. Trabajan con un modelo de asociación corporativa y te pueden ver como la competencia que trata de trastocar su forma de funcionar. Si este es tu caso, querrás, por norma general, evitar las luchas de poder y centrarte en la forma de posicionar tus servicios para evitar el conflicto.

Claudia y Valentijn, dos desarrolladores de colaboraciones con universidades de JobTeaser, dicen que normalmente recomiendan a los departamentos de empleo actuar como apoyo para las organizaciones de estudiantes además de proporcionar una alternativa con respecto a servicios que aún no se ofrecen mediante su experiencia específica. De hecho, cuentas con una enorme ventaja con respecto a estas organizaciones: puedes ofrecer un lugar centralizado para toda la universidad en vez de tener recursos privados separados por facultades. Puedes aprovecharte de esto de ambas formas.

Tu primera oportunidad la tienes como departamento de apoyo: por ejemplo, en lugar de que cada organización lleve su propio calendario, déjales que publiquen todos sus eventos en un único lugar. De esta forma, tendrás una plataforma centralizada de la que se beneficiará todo el mundo, ya que será la más completa, pero no competirá con nadie. Sin embargo, tener un departamento de empleo fuerte a menudo resulta más útil: da una mejor imagen del centro a las empresas, ya que parece más profesional y los estudiantes que (aún) no forman parte de una organización sabrán a quién se deben dirigir.

Otra forma de destacarte de cara a los estudiantes es centrarte en el asesoramiento profesional en vez de en las oportunidades laborales. Tienes una amplia experiencia en asesoramiento mientras que las organizaciones de estudiantes las gestionan diferentes personas cada año y sabes más que nadie que represente a una determinada facultad sobre cambiar de especialidad y seguir programas menos habituales. Sácale partido al ofrecer citas de asesoramiento a los estudiantes que no saben lo que quieren hacer mientras dejas el proceso subsiguiente de «Cómo llegar hasta ahí» a las organizaciones que ya tienen mucha experiencia en este campo.

En definitiva, deberías centrarte en facilitar el trabajo a cada organización sin que sientan que estás robando sus actividades. ¡Genera confianza y credibilidad antes de comenzar a competir con ellos!

Si las organizaciones de estudiantes de tu centro no se centran en el empleo

Por otro lado, si las organizaciones de estudiantes se centran en los intereses de los estudiantes y no en el empleo, puede que no tengas claro cómo trabajar con ellos como departamento de empleo. Seguirán trabajando con empresas para obtener una parte de su presupuesto y estas empresas pueden tener algunos vínculos con ellos. También organizan eventos que pueden convertir tu agenda de eventos en el lugar más importante que visitar si sabes jugar bien tus cartas.

Un centro con el que trabaja Anne ha creado datos de acceso «restringidos de administrador» para los presidentes de cada organización de tal forma que puedan introducir ofertas de trabajo y prácticas de las empresas con las que colaboran y anunciar sus eventos públicos en el calendario de eventos del centro. A cambio, promocionarán tus servicios y harán que la gente visite tu agenda y tus ofertas. ¡Hay muchas ventajas en trabajar con las organizaciones de estudiantes!

Dar más responsabilidad a las organizaciones de estudiantes significa dar más responsabilidad a los estudiantes que forman parte de estas asociaciones. Volvemos a la misión de generar confianza y buena voluntad entre tu posible público: muéstrales que confías en ellos y ellos comenzarán a confiar en ti a cambio.

En definitiva, convertir tu departamento de empleo en un centro de estudiantes ineludible es, sobre todo, una cuestión de estar en el lugar adecuado (es decir: donde los estudiantes puedan verte) en el momento adecuado (es decir: todo el tiempo). Para obtener mejores resultados, confía en estudiantes comprometidos y organizaciones de estudiantes.

Publicado por
Laura Rottier
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