17 de diciembre, 2018

Gestionar las reuniones de orientación profesional con las herramientas adecuadas

Las reuniones de orientación profesional son fundamentales para la forma en que los servicios de empleo pueden ayudar a sus estudiantes a encontrar su verdadera vocación y comenzar su trayectoria profesional con buen pie.

¿Deberías gestionar las reuniones?

Mientras escribíamos este artículo del blog, Anne, directora de cuentas clave de JobTeaser, nos pidió que lo comenzáramos recordándote que siempre deberías trabajar con las herramientas más convenientes para ti. De hecho, no todos los servicios de empleo se beneficiarán de tener un software específico para gestionar las reuniones de orientación profesional.

Por ejemplo, un centro pequeño con pocos estudiantes y un departamento pequeño de empleo quizás prefiera trabajar con una política de puertas abiertas. Es más fácil para los estudiantes ir a tu oficina siempre que lo necesiten, y si puedes gestionar un par de horas de puertas abiertas, las llenarás fácilmente. Por otro lado, esto puede resultar muy difícil de gestionar para centros más grandes con más estudiantes que necesitan orientación. En ese caso, necesitarás un sistema de concertación de reuniones que permita a los orientadores centrarse en ayudar a los estudiantes en vez de tener que dedicarse a labores administrativas de gestión de horarios y recordatorios de reuniones concertadas para los estudiantes.

Elegir el software adecuado para ti

Integración

Como ocurre siempre a la hora de elegir un software, lo primero que hay que hacer es comprobar lo bien que se integra con otras herramientas que uses. Por ejemplo, asegúrate de que tu sistema de concertación de reuniones funciona sin problemas con tu base de datos de estudiantes para que aparezca toda la información necesaria sobre el estudiante directamente en los datos de la reunión y vayas bien preparado. Cuantas menos herramientas uses, más fácil será tu trabajo.

Automatización

Una vez que hayas comprobado el tema de las integraciones, echa un vistazo a la parte administrativa del sistema de reuniones. ¿Puedes borrar una reunión con un solo clic? ¿Puedes guardar nombres de salas de reuniones? ¿Os envía el sistema notificaciones automáticas tanto a ti como al estudiante? El objetivo de esto, como ya hemos mencionado, es tener un sistema lo más automatizado posible para ahorrarte tiempo y esfuerzo y permitirte centrarte en lo que verdaderamente importa: tus estudiantes.

Informes

El software debe facilitar la elaboración de informes. Compara los diferentes informes que puedes crear con tus herramientas de referencia: algunos serán más intuitivos, otros más completos, otros te permitirán basarte en indicadores de rendimiento más relevantes. Elige los informes que sean más convenientes para ti.

Mejoras

Esto es un clásico a la hora de elegir la herramienta externa adecuada: elige un colaborador o un proveedor que se adapte a tus necesidades y escuche tus peticiones. Tanto una plataforma hecha a medida como un producto genérico con actualizaciones frecuentes pueden tener sus pros y contras, pero un proveedor que no escucha tus peticiones de mejora solo tiene contras. No se trata de contar con alguien que diga amén a todo lo que le pedimos, ya que tendrá limitaciones técnicas como todo el mundo, pero al menos debes asegurarte de que mejora con frecuencia tu plataforma.

Legalidad

Debido al Reglamento General de Protección de Datos, que entró en vigor el 25 de mayo, es importante comprobar que la plataforma externa que elijas cumpla con el mismo. Revisa los contratos con cuidado y no temas preguntar a tus colaboradores para no arriesgarte: la seguridad debería ser una prioridad clave para ellos y para ti.

Elegir el software adecuado para tus estudiantes

Para que más estudiantes concierten reuniones de orientación profesional, tienes que asegurarte de que el proceso de concertar una reunión sea lo más fácil posible. Aconsejamos que no hagas que los estudiantes pulsen más de tres veces en el software para ejecutar cualquier acción, incluida la concertación de reuniones. Esto significa que necesitarás una página general clara con un acceso sencillo a tu espacio personal directamente desde la página de bienvenida de la intranet del centro.

Por ejemplo: en el Career Center de JobTeaser, el módulo de reuniones aparece directamente en el menú principal. De esta forma, los estudiantes pueden ir fácilmente desde las ofertas de empleo al apartado de orientación a través del módulo de concertación de reuniones en cuanto tengan toda la información general que necesitan. Ten todo en una herramienta: las concertaciones de reuniones de orientación profesional, los anuncios y registros de eventos y las ofertas de empleo para garantizar la experiencia perfecta para tus estudiantes.

Claridad

En tu página general, asegúrate de que el software que elijas te permite presentar a tus orientadores profesionales a primera vista. Con «presentar», no nos referimos solo a un nombre y un programa: los estudiantes deberían poder ver una foto y la biografía que destaque a grandes rasgos la trayectoria profesional de tus orientadores. De esta forma, los estudiantes podrán sentirse identificados con alguien de tu equipo y concertar una cita directamente con él o ella.

Cuando un estudiante concierta una reunión, permítele elegir entre diversos tipos de reuniones y explícale cómo funcionan: hemos hablado hace poco de ello en un artículo de nuestro blog sobre ¿Cómo aumentar tu número de reuniones de orientación profesional?. Si tu software permite a los estudiantes concertar una reunión, pero no la eligen de una lista de tipos de reuniones, surgirán dos problemas. El primero es que tendrás menos estudiantes que quieran hablar contigo porque no sabrán qué esperar. Asimismo, pasarás un mal rato porque no podrás hacerte una idea de las expectativas antes de la reunión y no te podrás preparar de acuerdo con las necesidades del estudiante.

Adaptabilidad

Tras concertar una reunión, seguirá habiendo muchos motivos por los que los estudiantes puedan dejarte plantado el día de la reunión. Hemos hablado de cómo evitar que los estudiantes no se presenten a las reuniones de orientación profesional y hemos identificado los tres motivos principales por los que un estudiante no acude a una reunión. Dos funciones del software pueden resolver estos tres problemas.

La primera es la que ya hemos mencionado: recordatorios automáticos. La gente puede olvidarse de una reunión, sobre todo los estudiantes que puede que tengan un calendario un tanto caótico. Al enviarles automáticamente un correo electrónico un par de días u horas antes de la reunión, aumentarás drásticamente el número de estudiantes que acuden a la misma.

La segunda es asegurarte de que el sistema incluye una forma sencilla de cancelar la reunión por parte del estudiante para que no bloqueen una hora que saben que no van a usar y te hagan perder el tiempo además de dañar la confianza depositada en ellos. Te bastará con incluir una línea que diga: «Si no puedes asistir a la reunión, envía un correo a X», pero para garantizar una experiencia más agradable para los estudiantes, ofrece un sistema de concertación de reuniones con opciones de cancelación integradas.

Si usar un software es la solución adecuada para tus esfuerzos de orientación profesional, asegúrate de que os resulta fácil de usar tanto a ti (a través de la integración y la automatización) como a tus estudiantes (mediante un sistema sencillo de concertación de citas y cancelaciones así como con recordatorios).

Publicado por
Laura Rottier
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