5 juin 2018

3 chiffres pour mesurer la performance de vos événements entreprise

Comment faire en sorte que le nombre de participants ne soit pas le seul indicateur que vous montrez aux entreprises avec qui vous avez organisé un événement ? Entretenir une relation de qualité avec vos entreprises partenaires implique de faire des efforts pour leur fournir des informations intéressantes qui les aideront à améliorer les performances du prochain événement qu’elles organiseront chez vous. Pour vous aider à leur fournir des rapports complets, voici 3 indicateurs de performance faciles à mesurer et à partager.

Les inscriptions : tout est dans l’exclusivité

Le nombre de personnes inscrites à un événement est un indicateur de performance plutôt facile à montrer. En effet, les événements non obligatoires devraient toujours nécessiter une inscription : une astuce simple pour que plus d’étudiants participent à vos événements.

Pour les inscriptions vous pouvez partir sur le principe du « premier arrivé, premier servi », vous créerez ainsi un sentiment d’urgence et moins d’étudiants découvriront l’existence de l’événement à la dernière minute.

Vous pouvez également choisir les candidatures selon les profils, ce qui signifie qu’un étudiant dont le profil est considéré comme mieux adapté à l’événement aura plus de chances d’y participer. Vous jouez ainsi sur le sentiment d’exclusivité et de fierté chez les étudiants sélectionnés.

Cela signifie également que vous ne pouvez pas offrir de place à tout le monde. La solution la plus facile pour remédier à ce problème simple est de mettre en place une liste d’attente. Ne communiquez pas seulement le nombre de participants aux entreprises partenaires : ajoutez combien de personnes auraient aimé s’inscrire. S’il n’y a que 2 étudiants sur la liste d’attente, cela signifie que vous avez bien calibré l’événement. S’il y en a 50, cela peut être un bon indice qu’il est temps d’organiser cet événement plus souvent, de l’étendre à d’autres entreprises partenaires ou d’en changer le format pour pouvoir accueillir plus d’étudiants la prochaine fois.

Éviter les désistements : le taux de participation

Une fois que les étudiants se sont inscrits, rien ne garantit malheureusement qu’ils participeront à l’événement. Nous n’allons certainement pas vous demander de leur courir après : ce sont des adultes, pas des élèves de primaire. Comparer le nombre de personnes qui ont assisté à l’événement au nombre d’inscrits peut par contre être un bon indicateur de l’attrait de l’événement.

Vous n’atteindrez jamais les 100 % de taux de participation et c’est parfaitement normal. Vous pouvez cependant mettre en place des solutions pour éviter que vos entreprises partenaires ne se retrouvent avec une salle à moitié vide lors des événements qu’elles organisent. La solution la plus simple, comme nous l’avons déjà expliqué ci-dessus, est la liste d’attente. Si un étudiant se désiste, vous pouvez appeler la première personne sur cette liste et remplir les places vides à la dernière minute sans efforts.

À long terme, prenez exemple sur les compagnies aériennes et faites du surbooking. Si votre taux de participation est systématiquement de 95 %, partez du principe que vous devez libérer un peu plus de places pour compenser les 5 % d’étudiants qui ne viendront pas. Mais ne prenez pas de risques, il vaut mieux avoir quelques places vides plutôt que des étudiants debout ou assis par terre, ce qui peut donner une image très négligée.

Identifier les opportunités d’amélioration : le net promoter score

Vous devez poursuivre vos efforts même une fois l’événement terminé, tout comme votre suivi. Vous devez non seulement montrer aux entreprises partenaires à quel point les performances de l’événement ont été bonnes mais également quelles sont les chances que le prochain événement ait de bons résultats. Pour cela, une enquête de satisfaction bien faite fera l’affaire.

Grâce à ces enquêtes, vous pouvez savoir ce que les étudiants ont préféré et le partager avec les entreprises. Vous pouvez également obtenir des renseignements utiles sur ce que vous pouvez améliorer : l’entreprise choisie n’était peut-être pas la bonne, le format doit peut-être être légèrement modifié pour que l’événement soit plus utile aux étudiants. Utilisez au maximum ces enquêtes, grâce à elles votre prochain événement sera peut-être parfait.

Si vous voulez faire un compte rendu de vos événements à vos entreprises partenaires, comptez les participants, mais ne vous contentez pas de ça. Un système d’inscription vous permettra d’avoir plus de participants ; intéressez-vous également à la taille de la liste d’attente et adaptez-vous en fonction des désistements. Enfin, n’oubliez pas d’ajouter une note de satisfaction post-événement à votre rapport, afin d’améliorer vos prochains événements et de découvrir ce qui fonctionne ou pas.

Publié par
Lexane Sirac
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