2 mai 2018

Choisir le bon partenaire externe pour votre service carrières

Depuis quelques années, vous avez remarqué les attentes plus élevées des étudiants, leur tendance à déménager à l’étranger pour leur premier emploi, la nécessité d’avoir des services informatiques capables de suivre les évolutions technologiques, les lois sur les données en constante évolution, les pressions budgétaires toujours plus grandes. Impossible de tout gérer en interne. Maintenant que vous avez fait ce constat, vous cherchez un moyen de déléguer certaines des tâches les plus dures afin de pouvoir vous concentrer sur vos missions principales. Génial ! Parlons de la meilleure manière de choisir le bon prestataire.

Un soutien constant sans frais constants

En raison des facteurs de profit, sous-traiter peut rapidement vous revenir plus cher que le même service en interne, selon une étude de 2017 réalisée par Caroline Wekullo, Texas A&M University. Bonne nouvelle : vous pouvez le deviner avant même de signer le contrat.

Vérifiez qu’une fois la plateforme installée, ce qui devrait vraiment vous coûter moins cher que la création d’une plateforme en interne, vous ne payez pas des sommes astronomiques pour l’assistance technique, la maintenance ou le développement de produits. Vous devriez également vous demander à quel point cette solution peut s’adapter ou si vous avez besoin de formations payantes pour utiliser au mieux la plateforme. De manière plus générale, examinez tous les coûts et comparez-les au prix d’une installation en interne et, surtout, au prix de la maintenance en interne. Quels sont les coûts récurrents les plus bas ?

L’intégration est également importante. Si vous utilisez plusieurs outils, vérifiez que tous les outils sont parfaitement intégrés entre eux. Par exemple, si vous avez un job board interne, vérifiez que si une entreprise publie sur celui-ci, vous pourrez facilement importer ses coordonnées dans votre outil CRM. Votre service informatique ne se concentrera plus sur la création de solutions en interne mais sur la sélection des meilleures solutions externes et sur l’intégration de celles-ci afin de vous offrir la meilleure qualité de service possible.

La stabilité de l’entreprise est également un bon indice. Depuis combien de temps l’entreprise est-elle sur le marché ? L’entreprise connaît-elle une forte croissance ? Personne ne veut travailler avec une entreprise installant un système juste avant de faire faillite et se retrouver avec une solution très rapidement obsolète.

Enfin, assurez-vous que les sous-traitants avec qui vous choisissez de travailler sont assez modestes pour pouvoir remettre en question leur produit et le modifier pour répondre aux besoins de leurs clients. La fréquence des nouvelles mises à jour et des nouvelles fonctionnalités est généralement un bon moyen de savoir si l’entreprise sera à votre écoute.

Nous vous conseillons également de vérifier l’expérience des prestataires en contactant plusieurs de leurs clients et partenaires afin d’être sûr qu’ils ont de bonnes critiques. N’hésitez pas à demander des références pour vous assurer que vous choisissez bien le meilleur service possible.

Cibler les bonnes personnes : vos étudiants

Dans l’ensemble, il est toujours dans votre intérêt de vous concentrer sur vos étudiants. La valeur d’une plateforme, aussi bien soit elle, ne se mesure qu’aux résultats que vous obtenez grâce à elle. Si vous voulez un outil pour gérer les relations avec les entreprises comprenant des statistiques et une CVthèque, vous aurez besoin de chiffres élevés et de CV récents dans votre base de données. Cela ne dépend pas de vous mais des étudiants.

N’oubliez pas que tous vos services sont destinés à vos étudiants, tout comme vos outils devraient l’être. Dans le cas d’un Career Centre, par exemple, faites en sorte que la solution soit conçue en gardant les étudiants à l’esprit et que le front-end qu’ils utilisent soit aussi bon que le back-end que vous mettez à jour ! Une application mobile, une interface utilisateur agréable et des vidéos sont indispensables si vous souhaitez que vos étudiants utilisent les outils que vous leur proposez.

Ce changement a eu lieu il y a longtemps dans d’autres secteurs. Les commerciaux, par exemple, n’utilisent plus de tableaux avec les informations sur les clients potentiels mais un outil CRM externe pour une connexion et une gestion plus faciles qui leur laissent plus de temps pour chercher de nouveaux clients. C’est ce qu’il vous faut. L’objectif de la sous-traitance est d’obtenir de meilleures fonctionnalités bien entendu mais surtout de vous laisser plus de temps pour ce qui compte le plus : vos étudiants.

Pourquoi ne pas demander directement l’avis de vos étudiants ? Commencez par déterminer ce qu’ils pensent de l’outil que vous utilisez actuellement grâce à une enquête de satisfaction. Choisissez ensuite quelques étudiants avec de bonnes idées, qui vous feront part de leurs attentes. Montrez-leur les différents sous-traitants que vous envisagez de choisir et demandez-leur lequel ils utiliseraient.

Protéger les données personnelles de vos étudiants

Cela concerne surtout les services informatiques sous-traités. En mai 2018, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entrera en vigueur et vous devrez garantir la protection des données de vos étudiants.

Cette règlementation entrera en vigueur dans toute l’Europe et sera probablement la plus stricte dans ce domaine. Vérifiez que votre prestataire respectera bien le RGPD. Voici quelques signes révélateurs montrant que vous pouvez faire confiance aux normes de sécurité d’un prestataire :

  • Le prestataire respecte les lois sur la sécurité des données de l’Union européenne et possèdent des serveurs situés dans l’Union européenne.
  • Le prestataire a un délégué à la protection des données ou un équivalent.
  • Un accord direct est passé entre les étudiants et le prestataire, par l’intermédiaire des conditions générales avec une inscription automatique.
  • Les données personnelles des étudiants n’ont pas besoin d’être transmises par l’administration ou le prestataire, tout passe par l’étudiant et, plus généralement, les données de vos étudiants ne doivent jamais être vendues.

Concentrez-vous sur vos activités principales en sous-traitant

Votre université peut réellement se démarquer des autres en proposant un service carrières plus complet. Pour créer et entretenir ces services, vous ne devriez pas gérer des éléments que vous n’avez pas besoin de gérer. Par exemple, concevoir une application mobile pour votre career center, créer des spécifications techniques pour un outil CRM vous permettant de suivre les progrès avec vos entreprises partenaires ou recruter une personne à temps plein pour un besoin isolé, ne sont peut-être pas les meilleures solutions.

Vous pouvez même sous-traiter certains services d’orientation. Par exemple, de nombreuses universités avec qui nous travaillons reçoivent la visite d’un psychologue sur leur campus une à deux fois par semaine pour traiter les problèmes de santé mentale liés à l’orientation et à la recherche d’emploi. Certaines universités choisissent d’avoir un professionnel en interne. Cela dépend du niveau d’expertise requis et, bien entendu, du coût.

En choisissant le bon prestataire externe, vous pouvez vous concentrer sur vos missions principales : au lieu de gérer une plateforme de prise de rendez-vous, par exemple, vous aurez plus de temps à consacrer aux rendez-vous d’orientation avec les étudiants. Au lieu de recruter de nombreuses personnes pour effectuer une tâche avec peu de valeur ajoutée, optez pour un outil qui vous aidera à augmenter les interactions avec les étudiants. Un outil externe vous facilite la vie en vous laissant plus de temps pour vous occuper de ce qui compte et en permettant aux étudiants de régler certains petits problèmes par eux-mêmes et donc de venir vous voir seulement pour le plus important.

L'externalisation est une excellente solution pour augmenter l’offre et la qualité de votre service carrières. Pour choisir le meilleur prestataire, choisissez le produit ou le service qui fera passer vos étudiants en premier.

Publié par
Ariela Picciotto
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