29 mai 2018

Finis, les rendez-vous d’orientation manqués

Conseiller carrières, vous permettez probablement aux étudiants de prendre des rendez-vous avec vous. Parfois, ils ne se présentent pas à ces rendez-vous.

Ne vous vexez pas ! La bonne nouvelle, c’est qu’ils n’avaient pas l’intention de manquer le rendez-vous quand ils l’ont pris. Cela signifie que vous pouvez facilement les faire venir à nouveau dans votre bureau en comprenant pourquoi ils ne sont pas venus et en ajoutant trois options simples à votre système de prise de rendez-vous.

Ils oublient le rendez-vous

C’est la raison principale pour laquelle les étudiants ratent un rendez-vous d’orientation. Ils savent que vous êtes là pour les aider et ils veulent vraiment en bénéficier. Le seul problème, c’est qu’ils faisaient autre chose à ce moment-là et ont oublié de venir. Un simple rappel peut faire toute la différence !

Les étudiants n’ont pas forcément l’habitude d’ajouter chaque rendez-vous à leur agenda, surtout si leur établissement leur envoie un emploi du temps hebdomadaire qu’ils utilisent comme planning. Une invitation à ajouter l’événement sur leur calendrier est toujours indispensable, mais n’est pas forcément suffisante. Une application mobile est le meilleur moyen de leur rappeler de venir au rendez-vous, en leur envoyant une notification juste avant. Si vous n’avez pas les ressources techniques pour le faire, un e-mail dépanne très bien. Vos notifications doivent rappeler le lieu et la date du rendez-vous, ainsi que la liste de ce que l’étudiant doit apporter (ex : un CV, une lettre de motivation, un relevé de notes), comme quand vous invitez les étudiants à des événements.

N’hésitez pas à envoyer plusieurs rappels, par exemple un la veille et un une heure avant. Bien entendu, dans ces rappels, demandez-leur de vous indiquer s’ils ont un empêchement de dernière minute.

Ils ont un empêchement

Parfois, la vie suit son cours et on ne peut pas y faire grand-chose. Qu’ils soient aux urgences ou en train de réviser à la dernière minute pour un partiel de maths, ce n’est pas le meilleur moment pour venir dans votre bureau.

Permettez donc aux étudiants de modifier facilement leur créneau de rendez-vous. Si vous avez un système leur permettant de sélectionner un autre horaire, c’est parfait. Nous verrons dans la partie suivante que leur permettre d’annuler le rendez-vous est également une bonne idée.

Si vous n’avez pas de plateforme leur permettant d’annuler ou de déplacer leur rendez-vous, donnez-leur au moins une adresse e-mail à laquelle ils peuvent facilement vous contacter. Dans votre e-mail de confirmation, demandez-leur de déplacer leur rendez-vous s’ils ne peuvent pas y assister.

Leurs besoins ont changé

Imaginons que vous preniez rendez-vous chez le médecin parce que vous avez très mal à la tête. Si le mal de tête disparaît de lui-même, gardez-vous votre rendez-vous ? De la même manière, un étudiant qui a trouvé la réponse à ses problèmes risque d’annuler son rendez-vous, et ce n’est pas une mauvaise chose. Ne vous en faites pas, dans le pire des cas, l’étudiant prendra un autre rendez-vous s’il a de nouveau des doutes.

La vraie question dans ce cas, c’est celle de pouvoir annuler un rendez-vous facilement. Donnez la possibilité à vos étudiants d’annuler à l’avance pour ne pas gâcher votre temps et celui des autres étudiants qui ont besoin de vous parler. Si c’est possible directement sur votre plateforme de prise de rendez-vous, c’est l’idéal. Si ce n’est pas le cas, un simple « veuillez envoyer un e-mail à [ADRESSE MAIL] si vous devez annuler » dans votre e-mail de confirmation peut déjà changer la donne.

Pour limiter le nombre de rendez-vous d’orientation manqués, il y a trois choses à faire. Envoyez un rappel pour que les étudiants n’oublient pas le rendez-vous, offrez-leur un moyen facile de déplacer leur rendez-vous et veillez à ce que les étudiants qui ont trouvé une réponse par eux-mêmes puissent annuler leur rendez-vous.

Publié par
Lexane Sirac
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