26 juin 2018

Transformez votre service carrières en lieu de référence pour les étudiants

L’insertion professionnelle est au cœur du service carrières. C’est un critère essentiel de notation dans de nombreux pays européens et il ne devrait jamais être négligé. Cependant, nous savons que votre mission ne consiste pas seulement à ce que les étudiants trouvent un travail après leur diplôme, rendant indispensable le fait que les étudiants utilisent le service carrières de votre université.

Votre mission principale est d’aider chaque étudiant à révéler tout son potentiel en trouvant le métier qui lui permettra de s’épanouir. Ainsi, vos anciens étudiants, motivés et heureux, seront prêts à apporter leur contribution et à aider les étudiants actuels de votre université. Le processus consistant à faire en sorte que tout le monde soit content de son orientation est un cercle vertueux : des anciens étudiants heureux offrent des meilleures opportunités de réseautage pour les étudiants actuels, ce qui implique de meilleurs emplois et une nouvelle promo d’anciens étudiants heureux… Faites le maximum en vous efforçant d’aider les étudiants dès qu’ils mettent les pieds dans votre université !

Généralement, les étudiants en première année ne pensent pas vraiment à leur future carrière, concentrant toute leur attention sur leur cursus (pour les plus motivés) sans encore penser à leurs choix de métier. Ils ne viendront pas vous chercher d’eux-mêmes. Vous devez attirer leur attention dès le début si vous voulez qu’ils adoptent les bons réflexes de recherche pour augmenter leur taux d’insertion et qu’ils soient plus satisfaits de leur carrière.

Ne prenez rien pour acquis

La rentrée est le meilleur moment pour vous présenter aux étudiants, qu’ils soient nouveaux ou de retour sur le campus. Une présentation dans un amphi, d’une demi-heure environ, est indispensable. Si vous pouvez la rendre obligatoire, c’est encore mieux !

Les étudiants ne viendront pas vous rendre visite si vous ne les y encouragez pas. En rassemblant tout le monde dans une salle pendant une demi-heure à la rentrée, ils seront dans l’état d’esprit que vous souhaitez et auront un aperçu de ce que vous proposez. Peu importe s’ils ont déjà une idée de ce que vous faites : faites comme s’ils ne savaient rien sur vous, car certains étudiants dans la salle seront dans ce cas.

À ce sujet, Anne Vinas, responsable de partenariats universitaires chez JobTeaser, a dit : « Dans 90 % des cas, lorsque les services carrières se plaignent de ne pas avoir assez de visiteurs, c’est un problème de communication, pas un problème avec les étudiants ». Utiliser des outils exceptionnels et offrir des services extraordinaires ne sert à rien si personne n’est au courant : c’est le but de cette présentation annuelle.

Une fois par an, rassemblez tout le monde dans une salle, de préférence avec un buffet gratuit pour attirer leur attention, et expliquez tout ce que vous faites. Présentez les employés du service carrières, présentez rapidement leur carrière et ce qu’ils aiment. Insistez sur le côté humain et sympathique de tous les membres de votre équipe, afin que les étudiants puissent s’identifier à eux et les contacter lorsqu’ils ont besoin de conseils. Plus loin dans cet article, nous approfondirons cette idée visant à valoriser « les employés du service carrières plutôt que le service carrières ».

Dans votre présentation, parlez autant des avantages à utiliser le service carrières que des services que vous proposez. Essayez de faire participer des étudiants : demandez par exemple à des étudiants satisfaits des années précédentes de parler de ce que votre service d’orientation a apporté à leur carrière. Les anciens étudiants sont toujours un bon choix !

Rappelez sans arrêt l’existence du service carrières

Une fois la présentation terminée, ne laissez pas les étudiants oublier le service carrières jusqu’à la présentation de l’année suivante. Restez actif et visible sur le campus comme en ligne pour entretenir votre réputation auprès des étudiants.

Tous les mois, essayez de mettre en place au moins trois initiatives différentes pour entretenir votre réputation, qui sont seulement des campagnes de communication : les ateliers ou les panels sont ce que vous devez promouvoir, pas les activités promotionnelles en elles-mêmes.

Créez une newsletter thématique

Vous pouvez créer une newsletter mensuelle ou imprimer des contenus pour les étudiants, pour leur donner des conseils sur leur carrière. Contrairement à la conférence de la rentrée, très générale et détaillant tous les avantages du service carrières, ce processus de communication doit être concret. Ne parlez pas de tout ce que vous proposez, donnez des conseils précis mais brefs et faites rapidement référence à ce que le service carrières a à offrir en ce qui concerne ce besoin.

Par exemple, en septembre ou octobre, envoyez une newsletter pour indiquer aux étudiants que le moment est venu de commencer à réfléchir aux entreprises à cibler. Vous pouvez inclure une comparaison entre start-up, PME et multinationales, en finissant par rappeler aux étudiants que vous proposez des rendez-vous d’orientation pour les étudiants qui ne savent pas quel domaine choisir.

Émilie Boulet, responsable de partenariats universitaires chez JobTeaser, conseille de créer une relation de confiance en ajoutant des conseils d’autres sources que le service carrières : des blogs consacrés au développement professionnel comme The Muse ou JobTeaser Conseils peuvent fournir des contenus faciles à partager par exemple. Rédigez une newsletter avec des conseils sur comment faire sortir un CV du lot ou comment réussir un entretien avec les RH lorsque la période habituelle de recherche de stages commence.

C’est la même chose pour les événements spécifiques : avant un forum de recrutement, envoyez une newsletter avec des conseils sur comment s’y préparer et comment approcher les entreprises ciblées. De cette manière, les étudiants seront mieux préparés et n’oublieront pas de participer au forum de recrutement !

Enfin, rédigez des contenus aussi pratiques que possible. Un gros pavé est toujours mieux que rien mais vous pouvez rendre votre contenu beaucoup plus intéressant grâce à des formats comme :

  • une liste (« Les 8 choses à apporter lors du forum de recrutement de la semaine prochaine ») ;
  • des conseils concrets et faciles à appliquer (« L’initiative de 5 minutes que vous pouvez prendre pour réseauter ») ;
  • des vidéos, si vous avez plus de temps et d’argent.

Élaborez votre calendrier de publication en fonction des principaux événements de l’année universitaire. Envoyez un e-mail pour souhaiter la bienvenue aux étudiants à la rentrée, par exemple, ou un e-mail pour se préparer aux forums de recrutement lorsque les étudiants commencent à chercher un stage.

Choisissez vos moyens de communication

Vous pouvez utiliser différents moyens de communication pour contacter les étudiants.

Cela ne doit pas forcément être en ligne, votre université a peut-être des panneaux d’affichage ou des écrans dans des zones avec beaucoup de passage comme la cafétéria ou les halls d’entrée.

Tirez parti de ces espaces et faites en sorte de rester toujours présent, grâce à quelques conseils rapides (« N’oubliez pas d’envoyer un e-mail de remerciement après un entretien »), à des rappels des services proposés (« Les banquiers et les chercheurs ne rédigent pas les mêmes CV. Nous pouvons vous aider dans les deux cas : prenez rendez-vous avec un conseiller du service carrières ! ») ou à des annonces d’événements.

Trouver l’antre du service carrières peut souvent se transformer en quête interminable à travers un dédale de couloirs mal indiqués et d’escaliers secrets. Facilitez la tâche pour tout le monde en venant à la rencontre des étudiants en personne une fois de temps en temps ! Prenez une table et deux chaises pour créer un stand puis placez-le dans ces zones où de nombreux étudiants passent afin qu’ils puissent vous parler directement. Le service carrières de l’Université Libre de Bruxelles, en Belgique, a par exemple décidé de mettre en place ce type d’initiative.

D’autre part, les moyens de communication numériques commencent par le site Internet de votre service carrières, sur lequel vous publiez généralement des offres d’emploi et de stage. Avez-vous les moyens d’ajouter une rubrique « conseils » ? Et un système de prise de rendez-vous ? N’oubliez pas que permettre aux étudiants de prendre des rendez-vous est plus efficace que de leur dire qu’ils peuvent venir quand ils veulent (ce qui signifie généralement « jamais »). Donnez-leur le choix en incluant également les heures de consultation sans rendez-vous sur votre site Internet. Faites en sorte que les pages de votre site Internet soient facilement accessibles depuis le portail auquel les étudiants se connectent quotidiennement.

Nous évoquions plus haut les newsletters, en général, il s’agit d’un moyen éprouvé pour contacter les étudiants. Cependant, leur efficacité peut être limitée en raison du grand nombre d’e-mails que les étudiants reçoivent. Si vous pouvez investir dans une application mobile, faites-le, et publiez vos newsletters dessus. Au lieu d’envoyer des e-mails, envoyez des notifications renvoyant vers ces pages : les résultats s’amélioreront.

Les réseaux sociaux sont toujours un bon choix. Les étudiants possèdent souvent leur propre groupe Facebook dans lequel ils acceptent généralement quelques membres de l’administration universitaire, essayez donc de rejoindre ce groupe et de publier régulièrement sur les pages que les étudiants ont l’habitude de consulter. Néanmoins, n’en faites pas trop au risque de détourner ce groupe initialement consacré aux étudiants. Plutôt que de publier vous-même, passez par des représentants d’étudiants, à qui vous pouvez offrir des crédits supplémentaires, comme l’école Polytechnique le fait, ou des petits cadeaux (nous avons constaté que des casques gratuits étaient une bonne option). Les étudiants font généralement plus confiance aux autres étudiants qu’à l’administration, c’est pourquoi créer un lien avec les étudiants est si important.

Créez un lien avec les étudiants

Vous n’êtes pas des prestataires de services

Lorsque vous présentez le service carrières, veillez à bien vous positionner comme des personnes avec une mission plutôt que comme des prestataires de services. Pas de « service client » mais plutôt une relation de confiance. Des étudiants qui ne connaissent pas la différence entre le service carrières et le site Internet du service carrières est un piège courant, qui peut être évité en créant et en entretenant cette relation.

Pour limiter vos efforts actuels, consacrez du temps à réaliser une vidéo de présentation, précisant les services que vous proposez, où les étudiants peuvent vous trouver et qui sont les membres de votre équipe. Vous pouvez renvoyer les étudiants vers cette vidéo assez souvent pour qu’ils ne se soient pas perdus, par exemple sur la page d’accueil de l’intranet.

Anna recommande vivement de suivre l’exemple d’une de ses universités partenaires qui partage des données sur les performances de son career centre une fois par mois, dans la cadre de sa newsletter générale. Tous les mois, les étudiants savent combien d’offres d’emploi ont été mises en ligne sur le site Internet par le service carrières et combien d’étudiants sont allés au service carrières. Ils connaissent également le pourcentage de rendez-vous pris avec les conseillers du service carrières, leur rappelant ainsi qu’ils peuvent également demander un rendez-vous. Des chiffres peu élevés encouragent les étudiants à être plus actifs, tandis que des chiffres plus élevés sont une validation et poussent les étudiants à suivre l’exemple.

La plupart des services carrières qui réussissent sont ceux qui choisissent d’entretenir leurs relations avec les étudiants eux-mêmes, ce qui est un bon moyen de leur montrer à quel point ils sont utiles. Par exemple, une université a créé des tâches administratives qui permettent aux étudiants d’obtenir des crédits supplémentaires. Ces tâches incluent tenir le stand de la cafétéria eux-mêmes ou créer un programme de recommandation dans le cadre duquel ils parlent de leur expérience avec le service carrières aux autres étudiants pendant une minute au début d’un cours. D’autres services carrières choisissent de faire appel à un représentant étudiant pour publier sur les groupes des réseaux sociaux ou pour parler lors de la présentation annuelle du service carrières afin de témoigner directement à propos de l’aide qu’ils ont reçue.

Travaillez avec les organisations étudiantes

Collaborer avec les organisations étudiantes est indispensable, peu importe où vous vous trouvez. Cependant, nous savons que selon le pays où vous vous trouvez en Europe, les organisations étudiantes peuvent être totalement différentes de votre service carrières ou proposer des services similaires, vous faisant parfois concurrence. Voici quelques conseils pour ces deux cas.

Si les organisations étudiantes se concentrent sur l’insertion

Dans certains pays et dans certaines universités, les organisations étudiantes proposent traditionnellement des services d’orientation à leurs membres. Elles sont organisées selon un modèle de partenariats professionnels et peuvent vous considérer comme un concurrent, essayant de freiner leur développement. Si c’est le cas, restez loin de ces enjeux politiques et travaillez plus sur la manière dont vous positionnez vos services pour éviter tout conflit.

Claudia et Valentijn, deux chargés de développement des partenariats universitaires aux Pays-Bas chez JobTeaser, conseillent généralement aux services carrières de se positionner comme un soutien aux organisations étudiantes, ainsi qu’une alternative aux services qu’elles ne proposent pas encore faisant appel à leur expertise spécifique. En réalité, vous avez un énorme avantage par rapport aux organisations étudiantes : vous pouvez offrir plusieurs services en un seul endroit pour tous les étudiants de l’université, au lieu d’être dépendant de ressources privées limitées à un seul département. Vous pouvez en tirer parti de deux manières différentes.

Votre première opportunité est en tant que service d’aide : par exemple, au lieu que toutes les organisations aient leur propre calendrier, permettez-leur de rassembler tous leurs événements en un seul et même calendrier. De cette manière, vous aurez une plateforme centralisée que tout le monde pourra consulter de manière bénéfique, car celle-ci sera plus complète sans pour autant faire concurrence à qui que ce soit. Cependant, un service carrières fort est généralement plus utile : cela donne une meilleure image de l’université, plus professionnelle, aux yeux des entreprises et les étudiants qui ne font pas (encore) partie d’une organisation étudiante savent qui contacter.

L’autre manière de briller aux yeux des étudiants est de vous concentrer sur l’orientation plutôt que sur les offres d’emploi. Vous bénéficiez de plusieurs années d’expérience en matière d’orientation, tandis que les organisations étudiantes sont gérées par des personnes différentes chaque année. Vous en savez plus sur le changement de majeur et sur les parcours inhabituels que n’importe qui représentant un seul département. Tirez-en parti au maximum en proposant des rendez-vous d’orientation aux étudiants qui ne savent pas ce qu’ils veulent faire et laissez les organisations étudiantes, ayant beaucoup d’expérience dans leur domaine, indiquer aux étudiants comment obtenir un diplôme précis.

En résumé, consacrez-vous à faciliter le travail de toutes les organisations étudiantes sans leur donner l’impression de leur voler leur travail. Créez une relation sincère et de confiance avant de commencer à leur faire concurrence !

Si les organisations étudiantes ne se concentrent pas sur l’insertion

D’autre part, si les organisations étudiantes sont basées sur les intérêts personnels des étudiants et n’ont pas de visée professionnelle, il vous est peut-être impossible de voir comment votre service carrières pourrait collaborer avec elles. Cependant, elles travaillent généralement avec des entreprises pour financer une partie de leur budget et certaines de ces entreprises peuvent même entretenir des liens avec elles. Elles organisent également des événements et si vous faites bien les choses votre calendrier d’événements pourrait bien devenir un des plus importants à consulter.

Une des universités avec qui Anne travaille a créé un compte « administrateur restreint » pour chaque président d’organisation étudiante, afin de pouvoir publier des offres d’emploi et de stage des entreprises partenaires ainsi que promouvoir les événements publics sur le calendrier d’événements de l’université. En échange, les présidents d’organisation étudiantes feront la promotion de vos services et encourageront les étudiants à consulter votre calendrier ainsi que vos offres. En collaborant avec les organisations étudiantes, vous avez beaucoup à gagner !

Donner plus de responsabilités aux organisations étudiantes signifie donner plus de responsabilités à certains étudiants au sein de ces organisations. Nous revenons toujours à cette même mission : construire une relation de confiance sincère avec votre public potentiel. Montrez aux étudiants que vous leur faites confiance et ils commenceront à compter sur vous en retour.

Dans l’ensemble, transformer votre service carrières en centre étudiant incontournable se résume surtout à se trouver au bon endroit (là où les étudiants peuvent vous voir) au bon moment (c’est à dire tout le temps). Pour de meilleurs résultats, faites appel à des étudiants impliqués et aux organisations étudiantes.

Publié par
Lexane Sirac
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