19 juin 2018

Choisir son outil de gestion des rendez-vous carrières

Les rendez-vous d’orientation sont le moyen principal permettant aux services carrières des universités d’aider leurs étudiants à trouver leur voie et à bien commencer leur carrière.

Avant de commencer : devriez-vous gérer les rendez-vous ?

Lors de la rédaction de cet article, Anne Vinas, Key Account Manager chez JobTeaser, nous a demandé de commencer par vous rappeler que vous devriez toujours utiliser les outils qui vous conviennent le mieux.

En réalité, utiliser un logiciel spécifique pour gérer les rendez-vous d’orientation ne représentera pas toujours un atout pour les services carrières. Une petite université avec peu d’étudiants et un service carrières restreint préférera peut-être travailler sans rendez-vous.

Il est plus facile pour les étudiants de venir directement dans votre bureau quand ils en ont besoin et si vous pouvez mettre en place plusieurs heures de consultation sans rendez-vous, vous réussirez à les remplir facilement.

Au contraire, cela peut vite devenir incontrôlable pour des universités plus grandes, avec plus d’étudiants ayant besoin d’être orientés.

Si c’est le cas, vous aurez besoin d’un système de prise de rendez-vous permettant aux conseillers de consacrer leur temps à aider les étudiants plutôt qu’à effectuer des tâches ingrates comme gérer leur emploi du temps ou rappeler les rendez-vous à venir aux étudiants.

Choisir le bon logiciel

Intégration

Comme à chaque fois que vous choisissez un logiciel, la première chose à faire est de vérifier comment il peut s’intégrer aux autres outils que vous utilisez.

Vérifiez que votre système de prise de rendez-vous fonctionne parfaitement avec votre base de données d’étudiants afin que vous puissiez vous préparer au rendez-vous en ayant toutes les informations nécessaires sur l’étudiant directement dans les détails du rendez-vous.

Moins vous utilisez d’outils différents, plus ce sera facile.

Automatisation

Une fois que vous avez vérifié les intégrations, examinez le back-office du système de prise de rendez-vous. Est-il possible de supprimer un rendez-vous en un seul clic ? Est-il possible d’enregistrer des noms de salles ? Le système envoie-t-il des notifications automatiques aux étudiants et à vous ? Encore une fois, l’objectif est d’avoir un système aussi automatisé que possible pour que vous économisiez du temps et de l’énergie afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus : les étudiants.

Rapports

Les logiciels doivent faciliter l’établissement de rapports. Comparez les différents rapports que les outils que vous testez peuvent créer : certains rapports seront plus intuitifs, d’autres plus complets, d’autres pourront vous permettre de faire un compte-rendu sur des indicateurs de performance plus adaptés. Choisissez les rapports qui vous conviennent le mieux.

Améliorations

Grand classique dans le choix du bon outil outsourcé : choisissez un partenaire ou un fournisseur qui s’adaptera à vos besoins et écoutera vos demandes. Une plateforme sur mesure comme un produit générique avec des mises à jour fréquentes ont tous les deux leurs avantages et inconvénients, alors qu’un fournisseur qui n’écoute pas vos demandes d’amélioration n’a que des inconvénients.

Le but n’est pas de trouver un partenaire qui fera tout ce que vous lui demandez, comme tout le monde il a aussi des limitations techniques, mais de s’assurer qu’il améliore régulièrement votre plateforme.

Légalité

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) entrant en vigueur le 25 mai, il est essentiel de choisir une plateforme externe conforme au RGPD. Lisez attentivement les contrats et n’ayez pas peur de poser la question à vos partenaires pour ne prendre aucun risque : la sécurité doit être une priorité pour eux comme pour vous.

Choisir le bon logiciel pour vos étudiants

Emplacement

Pour faire en sorte que plus d’étudiants prennent des rendez-vous d’orientation, vous devez vous assurer que la prise de rendez-vous est aussi simple que possible. Nous vous conseillons de ne jamais faire cliquer les étudiants plus de 3 fois sur le logiciel pour effectuer une action, y compris pour prendre un rendez-vous. Cela signifie que vous aurez besoin d’une page de présentation claire, avec un accès facile à votre tableau de bord directement depuis la page d’accueil de l’intranet de votre université.

Par exemple, sur le Career Center de JobTeaser, le module de prise de rendez-vous est directement dans le menu principal. De cette manière, les étudiants peuvent facilement faire la transition entre les offres d’emploi et la partie conseils pour arriver jusqu’au module de prise de rendez-vous une fois qu’ils ont toutes les informations générales dont ils ont besoin. Avoir tout en un seul outil, comme la prise de rendez-vous d’orientation, les annonces d’événements, les inscriptions aux événements et les offres d’emploi, est idéal pour vos étudiants.

Clarté

Sur la page de présentation, vérifiez que le logiciel que vous choisissez vous permet bien de présenter vos conseillers du service carrières en un seul coup d’œil. Par « présenter », nous voulons dire plus qu’un simple nom et programme : les étudiants doivent voir une photo et une biographie décrivant les principales étapes de la carrière de vos conseillers. De cette manière, les étudiants peuvent s’identifier et prendre directement rendez-vous.

Lorsqu’un étudiant prend un rendez-vous, proposez-lui différents types de rendez-vous et expliquez-lui comment ils fonctionnent : nous en avons parlé récemment dans notre article sur les moyens d’augmenter le nombre de rendez-vous d’orientation. Si votre logiciel permet aux étudiants de prendre un rendez-vous sans lui permettre de choisir parmi différents types de rendez-vous, deux problèmes se poseront. Tout d’abord, moins d’étudiants seront prêts à vous parler car ils ne sauront pas à quoi s’attendre. De plus, cela sera également difficile pour vous car vous ne pourrez pas fixer d’objectifs avant le rendez-vous ni vous préparer selon les besoins de chaque étudiant.

Adaptabilité

Même après avoir pris rendez-vous, vos étudiants peuvent toujours manquer le rendez-vous pour de nombreuses raisons. Nous avons déjà parlé de la manière d’éviter ces désistements et avons identifié trois raisons principales pour lesquelles un étudiant peut rater un rendez-vous d’orientation. Deux fonctionnalités peuvent régler ces trois problèmes à la fois.

La première fonctionnalité a déjà été évoquée ci-dessus : les rappels automatiques. Tout le monde peut oublier un rendez-vous, surtout les étudiants qui peuvent avoir un emploi du temps plutôt chaotique. En envoyant un rappel automatique par e-mail quelques jours ou quelques heures avant le rendez-vous, vous augmenterez considérablement le nombre d’étudiants assistant aux rendez-vous.

Pour la deuxième fonctionnalité, vérifiez bien que votre système inclut un moyen simple pour les étudiants d’annuler un rendez-vous, pour qu’ils ne prennent pas un créneau et le gardent ensuite même s’ils savent qu’ils ne pourront pas assister au rendez-vous, vous faisant ainsi perdre votre temps et minant la confiance que vous pouvez avoir en eux. Une phrase indiquant « si vous ne pouvez pas assister au rendez-vous, envoyez un e-mail à X » fera l’affaire mais pour une expérience plus adaptée aux étudiants, choisissez un système de prise de rendez-vous avec des options d’annulation intégrées.

Si l’utilisation d’un logiciel est la bonne solution pour votre service carrières, assurez-vous qu’il soit facile à utiliser pour vous (grâce à l’intégration et à l’automatisation) comme pour les étudiants (avec un système de prise de rendez-vous et d’annulation facile, ainsi que des rappels).

Publié par
Lexane Sirac
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