9 octobre 2018

Le guide du débutant pour monter un service carrières performant

Que vous créiez votre service carrières de zéro ou qu'il soit déjà une ressource essentielle pour les étudiants de votre université, il est toujours possible de faire mieux. Dans cet article, nous avons dressé une liste de tout ce que votre service carrières peut faire, des services essentiels dont tout le monde a besoin aux services supplémentaires pour les services carrières les mieux établis.

1.   Les bases de la création d'un service carrières

Le job board est fondamental

De manière générale, la mission principale du service carrières consiste à aider les étudiants à trouver un travail après leur diplôme. Lorsque vous débutez, publier des offres d'emploi et de stage pour vos étudiants est une première étape importante. Créez une page web sur laquelle vous pouvez publier de nouvelles offres ou utilisez un outil de gestion externe, qui sera plus simple à gérer et sera peut-être même gratuit.

Sur une plateforme comme JobTeaser, vous pourrez publier les offres d'emploi et de stage les mieux adaptées à vos étudiants et anciens étudiants.

La communication est essentielle dès le début

Dès les débuts de votre service carrières, concentrez-vous sur la communication pour vous faciliter la tâche et donner plus d'impact à votre travail. La communication marche dans les deux sens : informer les étudiants sur ce qu'ils doivent faire mais aussi cibler les entreprises partenaires potentielles et veiller à ce que les entreprises sachent qu'elles peuvent compter sur vous en recrutant vos anciens étudiants.

Bien qu'il existe plusieurs moyens de communiquer avec les étudiants pour un maximum de participation, avec des ressources très limitées, il est souvent préférable de continuer à faire ce que les étudiants font déjà. Travaillez avec les organisations étudiantes : vous pouvez leur demander de publier pour vous sur le groupe Facebook de leur classe ou de mettre en ligne les offres d'emploi de leurs propres entreprises partenaires sur votre job board. De cette manière, vous aurez non seulement moins de travail mais vous obtiendrez également de meilleurs résultats, les étudiants écoutant plus les autres étudiants que l'administration universitaire.

2. Développer une gamme plus complète de services

Vous avez réglé le problème du « job board ». Génial ! Maintenant, le moment est venu de diversifier votre gamme de services. Vous n'avez peut-être pas encore le temps ou le personnel nécessaire pour proposer un service d'orientation, ce n'est pas un problème. Une chose beaucoup plus évolutive est à mettre en place : les événements.

Les forums de recrutement : un véritable tremplin

Les événements peuvent prendre différentes formes, mais au début, les forums de recrutement seront la base de tous les autres événements. Ils vous permettront de commencer à créer des partenariats avec des entreprises et à transformer votre service carrières en un centre étudiant vivant.

Le forum de recrutement se déroule généralement une fois par an et ne nécessite pas beaucoup de préparation logistique puisque chaque entreprise est responsable de son propre stand. Vous pouvez rendre les choses encore plus faciles grâce à des services automatiques et numériques comme les forums de recrutement virtuels ou sans papier. Certaines applications permettent aux étudiants de mettre leur CV en ligne puis de l'envoyer en scannant un code QR avec leur smartphone : c'est plus facile pour tout le monde qu'imprimer des CV avec les imprimantes de l'université sans connaître le nombre exact.

Des témoignages pour plus de participation

Parfois, les étudiants ne viennent pas vous voir par simple manque de compréhension. La communication reste essentielle pour votre activité, mais, il peut être nécessaire d'en faire plus pour montrer aux étudiants que vous êtes non seulement là pour eux mais que vous leur êtes aussi utile.

Essayez de demander à des étudiants de témoigner, sous forme de courte vidéo ou de texte court. Dans ces témoignages, concentrez-vous principalement sur les avantages de ce que vous faites plutôt que sur le déroulement des activités. À ce stade, les étudiants s'intéressent plus à ce que vous pouvez leur apporter qu'au processus : montrez-leur en fournissant des preuves. C'est pour cette raison que des témoignages de confiance d'autres étudiants sont ce que vous pouvez faire de plus important pour votre communication interne.

Commencer à donner des conseils généraux

Votre service carrières est certainement encore limité à ce stade mais vous n'êtes plus seul. Vous n'avez pas encore les moyens de rencontrer tous les étudiants pour des conseils personnalisés mais vous pouvez déjà commencer à penser à grande échelle. Par exemple, publiez des conseils écrits que tout le monde peut lire à n'importe quel moment afin que les étudiants n'aient pas besoin de vous contacter pour les questions les plus courantes.

Une FAQ sur la recherche d'emploi ou de stage vous fera gagner beaucoup de temps et améliorera également l'expérience des étudiants : ils pourront trouver des réponses immédiatement sans avoir besoin de vous contacter et vous aurez plus de temps pour organiser des événements et résoudre des problèmes individuels plus spécifiques.

Des conseils personnalisés grâce au service d'orientation

Au fur et à mesure que votre service se développe, vous pouvez commencer à proposer des services d'orientation aux étudiants qui en ont besoin. Les services d'orientation sont essentiels au développement : c'est la meilleure chose que vous pouvez faire pour les étudiants mais cela prend beaucoup de temps.

Assurez-vous que les étudiants sont au courant de l'existence de ces services. Prendre rendez-vous doit être aussi facile que possible, vous pouvez créer une suggestion de parcours afin que les étudiants sachent à quoi s'attendre et quoi faire. Plus important encore, une fois qu'un rendez-vous est pris, faites en sorte que les étudiants ne ratent pas le rendez-vous !

3. Que faire une fois l'essentiel réglé

Une fois que vous avez mis en place tous les principaux services que les universités peuvent proposer à leurs étudiants, le moment est venu de penser à l'évolutivité. Au lieu d'organiser de nouveaux événements et d'offrir de nouveaux services, essayez d'améliorer ce qui existe déjà afin d'atteindre le meilleur niveau de qualité possible : c'est plus viable et l'impact sur les étudiants est plus important.

Comptez sur plusieurs acteurs pour vos initiatives. Impliquez les anciens étudiants dans votre stratégie et demandez-leur de parrainer des étudiants actuels. Demandez aux entreprises partenaires de participer à des sessions de recrutement, des ateliers de relecture de CV ou d'organiser des visites sur site. Proposez d'autres ateliers plus spécifiques pour préparer les étudiants aux entretiens d'embauche, formez-les à la gestion grâce à des tests psychologiques ou déterminez leurs compétences générales et relationnelles.

Rendez vos événements plus ludiques et concentrez-vous sur la communication pour que tout le monde ait envie d'assister aux événements. Vous pouvez également proposer des événements plus restreints, en ajoutant des séances ciblées pour seulement quelques étudiants à la fois afin d'offrir une aide personnalisée de manière régulière. Donnez des conseils à vos étudiants mais sous forme de vidéo ou de publication sur Instagram, plutôt que seulement en interne.

De manière plus générale, une fois que vous avez toutes les bases, ce n'est plus qu'une question de partenariat avec les étudiants. Communiquez de manière plus créative, plus positive, en vous éloignant de l'aspect « obligatoire » de votre activité. Le moment est venu d'être créatif, tant que vous gardez la notion d'évolutivité à l'esprit.

Lorsque vous créez un service carrières, mettez en place les bases : un job board et une bonne communication à destination des étudiants. Vous pouvez ensuite commencer à organiser des forums de recrutement et d'autres événements, en donnant des conseils généraux et personnalisés, tout en continuant à travailler sur la communication. Une fois que vous avez mis en place des services d'orientation, le moment est venu d'investir pour continuer à améliorer la qualité de votre offre.

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Lexane Sirac
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