12 Novembre 2019

Digitaliser les process pour remettre l'humain au cœur des RH

C’est indéniable : le monde du travail se transforme. Et cette digitalisation peut faire peur ! Selon une enquête menée par  Sopra HR Software et L'Usine Digitale : 70% des professionnels RH estiment que le digital a fait évoluer leurs missions. 44% craignent par ailleurs les risques de déshumanisation des process. 

De l’autre côté, la digitalisation de certaines "tâches parasites" - chronophages et récurrentes - permettent aux RH de se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée comme l’expérience candidat ou l’onboarding.

Celles-ci sont de vrais critères de choix d’entreprise et de fidélisation pour la NewGen. Cette humanisation répond mieux à leurs attentes en matière de culture d’entreprise, de transparence, d’authenticité et de sens. 

Digitaliser certaines tâches devient donc un avantage compétitif à l’heure de recruter et de fidéliser des talents dans l’entreprise. Le tout est donc de savoir : quel type de tâches gagnent à être digitalisées ?

🎯 Le recrutement

Trouver l’équilibre entre l’humain et le digital est clé pour le recrutement. 

Il s’agit ainsi de bien choisir les phases de vos processus qui peuvent être digitalisées. L’objectif ? Se libérer du temps sans perdre en qualité ni en personnalisation dans l’expérience candidat. 

Sur les premières phases du recrutement, un outil performant peut ainsi vous aider à :

▪  Donner un maximum de visibilité à vos offres auprès de vos candidats-cibles,
Faire un premier tri des candidatures pour ne soumettre que des candidatures qualifiées,
 Solliciter individuellement les candidats au profil rare/pénurique.

Ce que propose JobTeaser :

📣La multidiffusion de vos offres en un clic : diffusez des offres de stages et d’emploi dans l’intranet de plus de 600 écoles et universités partenaires. Vous avez également la possibilité de cibler seulement quelques établissements pour ne recevoir que des candidatures très qualifiées.

⚡️Le Crédit Flash : une option pour booster vos offres d’emploi ou de stage, qui sont alors épinglées en tête de liste et visibles pendant toute une semaine par les étudiants dont les critères de recherche correspondent. C’est utile en cas de forts besoins en recrutement ou à l’occasion de campagnes spécifiques.

🎓Shortlist : nous vous donnons accès à un pool de candidats issus de notre réseau d’écoles, qualifiés pour votre besoin et à l’écoute des opportunités, qu’il est possible de contacter directement par email. En savoir plus

Le temps que cela vous libère vous permet par exemple :

D’analyser des datas. Élément essentiel d’une stratégie qui s’améliore en permanence, l’analyse des datas vous permet d’adapter votre stratégie de recrutement. Vous pouvez ainsi consulter le temps nécessaire pour remplir un poste, le nombre de candidatures qualifiées reçues, etc. Nous lançons par ailleurs bientôt notre template de dashboard pour vous aider à suivre vos KPIs simplement !
De personnaliser les phases ultérieures de l’expérience candidat. Étapes d’entretien, prises de référence, retours faits aux candidats, mise en place d’un questionnaire de satisfaction sur le process de recrutement à l’arrivée du candidat, gestion du profil Glassdoor… : autant d’activités que vous pouvez effectuer sans stress grâce au temps gagné !

Pour les professionnels RH dont le scope est plus large et ne comprend pas que du recrutement, la digitalisation de certaines étapes du recrutement vous permet par ailleurs de mettre en place une stratégie marque employeur, un travail sur le long-terme qui nécessite du temps et beaucoup de recul !

🤝 L’onboarding

Certains aspects de l’onboarding peuvent être répétitifs : la demande d’informations administratives au nouveau collaborateur, ou à l’inverse le partage d’informations d’ordre logistique, sont des exemples de tâches qui peuvent être automatisées. Certaines entreprises font donc le choix de mettre en place une plateforme d’onboarding ! 

Ce que propose PayFit :

PayFit vous permet de stopper la chasse aux documents administratifs

A la place, vous pouvez intégrer un  questionnaire à l’espace personnel PayFit de chaque nouvel employé. Celui-ci est créé directement depuis la section Équipe > Questionnaire d'onboarding et contient des questions choisies par l’employeur, telles que :

📄Les documents administratifs obligatoires : CNI, RIB, carte vitale.

👕La taille de vêtement (par exemple, si l’entreprise offre un sweat à chaque nouvel employé).

🚨Les contacts d’urgence.

Ces actions ne dispensent pas d’organiser des séances d’intégration liées à la mission du collaborateur et/ou à la culture de l’entreprise. Bien au contraire, la digitalisation de l’onboarding libère du temps pour travailler sur des actions plus impactantes, personnalisées et propres à votre entreprise :

🍴Chez JobTeaser par exemple, les co-fondateurs partagent autour d’un déjeuner avec les nouvelles recrues l’histoire de l’entreprise, ainsi que les valeurs qui sont incarnées par les collaborateurs, et ce à chaque session d’onboarding !

🎁Le Welcome Kit est un autre exemple d’action qui permet d’accueillir le nouveau collaborateur. Chez JobTeaser, il contient : un Teddy, des goodies (gourdes, stickers...), le livre Delivering Happiness de Tony Hsieh et des documents expliquant la cooptation et les valeurs. Chez PayFit, le welcome kit c’est le Brand Book de l’entreprise ainsi qu’une carte Welcome : une carte envoyée à la nouvelle recrue avant son arrivée, signée par tous ses nouveaux collègues, pour qu’elle se sente bienvenue le jour J ! 

La digitalisation de certaines parties de l’onboarding permet aussi d’imaginer des échanges plus ludiques et informels comme le BBQ Test de PayFit : une fois toutes les étapes du recrutement validées, le nouveau collaborateur est invité à un afterwork pour échanger avec les autres collaborateurs dans un cadre détendu. On peut aussi imaginer l’attribution d’un buddy (comme chez PayFit et chez JobTeaser), la visite d’une usine, une rencontre avec le CEO, ...

✍🏼 La gestion administrative : paie & congés

Selon l’étude menée par YouGov pour FayFit en avril 2019, 91% des salariés utilisant un outil de gestion en ressources humaines pensent que cela fait gagner du temps à l’entreprise

7 décideurs RH sur 10 estiment par ailleurs que l’automatisation de leurs processus RH est le principal enjeu à relever avec le digital d’ici 2020 (source).

💸 La gestion de la paie

Sans PayFit, la gestion de la paie prend plusieurs jours par mois. Il faut :

  • Collecter des variables
  • Faire la consolidation
  • Saisir les données manuellement
  • Valider
  • Effectuer de multiples allers-retours
  • Distribuer manuellement les bulletins de paie 

Cela représente beaucoup de temps, mais aussi des coûts supplémentaires. Avec PayFit à l’inverse, tout se fait en quelques heures par mois :

  • La saisie des variables impacte en temps réel les bulletins de salaire,
  • La paie est générée automatiquement et
  • Les employés ont un accès autonome aux bulletins. 

Et vous avez en plus accès à un expert Payfit dédié pour répondre à vos questions.

🏝 La gestion des congés payés & absences.

Ne perdez plus de temps avec les absences ! PayFit vous permet de gérer tous les types d’absence et leurs spécificités. 

Après validation du manager, ces données sont intégrées automatiquement au bulletin de paie. Vous avez également une vision calendaire de toutes les absences, ainsi qu’un accès à une synthèse mensuelle des congés et absences de vos employés.  

Le temps libéré vous permet en retour de :

  • Soigner la Qualité de Vie au Travail, en la mesurant et mettant en place des initiatives différenciantes pour fidéliser vos salariés.
  • Accompagner le développement professionnel de vos salariés en favorisant la mobilité interne, l’évaluation et la formation de vos employés.

La digitalisation des tâches répétitives permet de prendre de la hauteur et de réinventer un positionnement encore plus ambitieux, en phase avec votre vocation source : accompagner le capital humain. Elle permet aussi de suivre de beaucoup plus près vos KPIs RH, en faisant des “People Analytics” ou “HR Analytics” : les données que vous analyserez vous permettent ainsi de prendre des décisions business beaucoup plus poussées !

JobTeaser est le leader européen du recrutement des jeunes talents. Nous avons développé une solution unique en Europe : une plateforme carrière intégrée dans plus de 600 écoles et universités partenaires. Nous permettons ainsi aux entreprises de multi-diffuser leurs offres d'emploi et de stage en un clic, directement dans l’intranet de plus de 2,5 millions de jeunes diplômés & étudiants. 

Payfit révolutionne la gestion de la paie et des Ressources Humaines grâce à une solution automatisée et ultra intuitive qui simplifie la vie des RH, CEO, DAF, Offices Managers, etc. Plus de 3000 entreprises leur font confiance en France, Allemagne, Espagne ainsi qu’au Royaume-Uni.

Publié par
Marion Theis
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