2 janvier 2019

Réussir l'onboarding de vos jeunes talents en 5 étapes simples

L'onboarding est un moment crucial pour les nouveaux collaborateurs mais aussi pour votre entreprise. Loin d'être une contrainte, il conditionne la montée en compétences de vos nouvelles recrues. Vous n'avez que quelques semaines pour faire adhérer vos nouveaux collaborateurs à votre équipe, le former sur son poste, lui communiquer vos valeurs, votre culture. Pas de temps à perdre !

C'est d'autant plus vrai pour les jeunes talents : sans réelle expérience professionnelle, les premières semaines en entreprise peuvent être particulièrement stressantes. Selon une enquête de l’Observatoire SIRH, 1 nouvel embauché sur 5 envisage même sérieusement de quitter l’entreprise dès son premier jour.

Comment transformer ces premiers jours en une expérience rassurante et unique ? Comment créer un sentiment d'appartenance fort en quelques semaines ? Comment s'assurer que vos nouveaux arrivants sont rapidement opérationnels et limiter le taux de turnover ?

Qu’est-ce que l’onboarding ?

C’est l’accueil d’une nouvelle recrue sur le plan matériel, administratif…. mais surtout sur le plan humain. Tout est dans l’anglicisme “onboarder” : la personne est “embarquée" dans la mission et les valeurs de l’entreprise.

Suite à notre webinar sur le sujet, faites le plein de bonnes pratiques pour réussir l'onboarding de vos jeunes talents en 5 étapes !

📋Etape N°1 : Prévoir un plan d’action

Un onboarding ne s’improvise pas !

Faites un audit de votre stratégie d’intégration

Avant tout, il vous sera utile de mettre en place un état des lieux de ce qui existe déjà en terme d’intégration. Cela vous permettra d’identifier rapidement les pratiques qui fonctionnent déjà et les points d’amélioration. N’hésitez pas à solliciter les équipes opérationnelles (notamment les managers) afin de recueillir leurs impressions : bien que ce soit les RH qui posent le cadre de l’onboarding, c’est aux équipes opérationnelles de s’approprier le sujet !

Construisez un plan adapté

Le secret d’un onboarding réussi, c’est une réflexion aboutie sur les sujets à couvrir, et le dosage de l’information que vous communiquez aux nouveaux arrivants. Les axes à prévoir dès le départ sont : l’administratif et le logistique, la création du réseau interne, la transmission des valeurs de l’entreprise, et enfin la fiche de poste en elle-même. Il est très important d’accompagner la montée en compétence des équipes opérationnelles sur tous les sujets, et l’intégrer à l’accueil des nouveaux collaborateurs.

📅 Etape N°2 : Encadrer l’arrivée et les premiers jours

Vous l’aurez compris, tout se joue sur les premiers jours.

Engagez la conversation et préparez l’arrivée

Communiquer avec votre nouveau collaborateur quelques jours avant son entrée dans l’entreprise peut le rassurer et de fluidifier un maximum son arrivée. Voici les aspects à prévoir :

Envoyez-lui son contrat de travail

Comme évoqué dans notre tuto vidéo sur l’expérience candidat, envoyer son contrat de travail à votre nouveau collaborateur lui permet de prendre connaissance des différentes clauses et de consulter ses proches bien en amont de son premier jour.

Communiquez-lui les informations logistiques

N’hésitez pas à préciser à votre nouvelle recrue l’horaire de son arrivée, le dress code s’il y en a un, et toutes autres informations logistiques.

Préparez son poste de travail

Afin que tout soit prêt le Jour J, prévoyez bien en amont la création de son adresse mail, ses accès à l’Intranet de votre entreprise et les autres outils dont il pourrait avoir besoin (ordinateur, téléphone, etc.). Dans certaines entreprises à forte croissance, les places dans les bureaux sont comptés ! Assurez-vous que la personne ait bien sa place attribuée dans vos locaux.

Prévenez les équipes

N’oubliez pas non plus de faire part aux équipes de son arrivée ! Vous pouvez faire cela très simplement, par email avec le nom, la photo et la fonction du nouvel arrivant, par messagerie instantanée, ou sur l’Intranet de votre entreprise par exemple.

Soyez aux petits soins pendant les premiers jours

Les premiers jours sont souvent stressants, mais il y a quelques moyens simples d’accompagner vos nouveaux collaborateurs.

Prévoyez un point RH dès le premier jour

C’est l’occasion de faire signer son contrat et de répondre à toutes les questions du candidat d’ordre plutôt administratif (horaires, mutuelle, accès au bâtiment, congés, etc.)

Présentez-lui les outils dont il aura besoin

Chaque entreprise a ses propres outils RH (Intranet, gestion RH, notes de frais, etc.). Présentez-lui dès son arrivée : il saura s’en servir lorsqu’il en aura besoin !

Organisez une visite des locaux

Une petite visite des locaux s’impose dès le premier jour pour permettre aux nouveaux arrivants de prendre leurs marques.

Offrez-lui un pack de bienvenue

C’est le meilleur moyen de fêter son arrivée dans vos équipes, et de commencer à créer un sentiment d’appartenance !

Téléchargez la checklist de l’onboarding réussi !

💕Etape N°3 : Créez du lien avec les équipes

Vous effectuez de nombreux recrutements ? Charge à vous de créer du lien parmi la nouvelle promotion autant qu’avec les salariés déjà présents !

Construisez des promotions d’onboarding

Créer des promotions d’onboarding peut être un excellent moyen d’aider un groupe de nouveaux arrivants à prendre leur marque rapidement.

Faites-leur découvrir l’entreprise ensemble

Des promotions de personnes onboardées au même moment peuvent échanger leurs impressions sur l’entreprise et découvrir les locaux ensemble.

Aidez-les à construire leur réseau en interne

Souvent, les personnes onboardées au même moment restent proches sur le long terme.

Facilitez les rencontres avec les salariés en poste

Quelques idées pour créer différents temps d’échanges :

Organisez un petit déjeuner ou un déjeuner d’équipe

Rien de pire que de déjeuner tout seul le premier jour ! N’hésitez pas à organiser un petit déjeuner ou un déjeuner avec votre équipe afin que votre nouvelle recrue se sente tout de suite à l’aise !

Mettez en place un système de parrainage

De nombreuses entreprises mettent en place un système de parrainage ou de “buddy”. Il s’agit d’une personne référente ou mentor, le plus souvent d’une autre équipe, sur laquelle le jeune talent peut compter pour toute question et pour des moments d’échange informels !

Créez des moments de rencontre inter et intra-équipe

Encouragez les équipes opérationnelles à inclure la nouvelle recrue dans leurs rendez-vous, ou de mettre en place des “shadowing” ou de “vis ma vie” de différentes personnes de l’équipe ! C’est un des meilleurs moyens de prendre ses marques en entreprise.

🤸 Etape N° 4 : L’adhésion à la mission et la culture d’entreprise

Le “Fit” du candidat, constaté en entretien, sera à confirmer durant cette période d’onboarding.

Rappelez systématiquement la mission et les valeurs

Vous l’aurez fait ressentir dans l’offre d’emploi et en entretien, mais revenir souvent sur la mission et les valeurs de l’entreprise permettront aux nouveaux arrivants d’y adhérer rapidement.

Organisez des sessions d’onboarding

Des sessions d’onboarding dédiées seront l’occasion pour les managers de revenir sur la mission de l’entreprise et de démontrer l’engagement des différentes équipes pour y parvenir.

Rendez les valeurs visibles au quotidien

Démontrez de manière simple comment les valeurs et la mission de l’entreprise se traduisent dans le quotidien de vos équipes. Par exemple, chez JobTeaser, nos locaux sont d’inspiration “campus” pour nous rappeler que nous travaillons pour les étudiants et les jeunes diplômés.

Faites vivre l’ADN de votre entreprise  

Quel est votre rituel d’entrée dans l’entreprise ?

Avoir un rituel d’entrée vous permet de marquer l’arrivée de manière symbolique. Chez JobTeaser, tous les nouveaux sont pris en photo déguisés en jeune diplômés. Les photos sont affichées aux murs de notre cafétéria et sont un bon moyen de visualiser la croissance des équipes quasiment en temps réel !

Faites connaître l’histoire de votre entreprise

Votre entreprise a t-elle d’autres sites (usine, entrepôt, etc.) qui sont moteur de son activité ? N’hésitez pas à la faire visiter aux personnes récemment arrivées afin qu’elles puissent comprendre le coeur de votre métier ! Vous pouvez aussi mettre en place une présentation de la méthode de fabrication de vos produits même si le métier de ces personnes s’en éloigne.

🚀 Etape N° 5 : Rentrer dans le vif du sujet

En parallèle de l’intégration du jeune talent à la culture de votre entreprise, charge aux managers de l’intégrer à l’opérationnel.

Assurez une prise de poste fluide

Qu’il y ait eu une période de passation ou non, voici les points à garder en tête pour fluidifier au maximum la prise de poste :

Fixez des objectifs

Fixez ensemble les objectifs des premiers mois, afin de donner de la visibilité sur ce qui est attendu.

Mettez en place des points de suivi réguliers

Pendant les premières semaines, calez un point hebdomadaire afin de vous assurer que tout se passe bien. Prévoyez aussi un point d’étape au bout de quelques semaines.

Assurez-vous que les documents clés soient bien à jour

Utilisez-vous un playbook, des guides, ou autre documents qui lui faciliteraient le quotidien ? Est-ce que l’équipe a bien maintenu tous les éléments à jour ?

Onboardez-le sur les méthodes de travail

Cela lui permettra d'être opérationnel plus rapidement.

Donnez-lui les codes de l’entreprise

Vos agendas professionnels sont-ils ouverts et consultables par tous ? Y’a t-il une culture de l’écrit ou de l’oral dans votre entreprise ? Vous faites un quizz en fin de réunion d’équipe hebdomadaire ? Autant de choses à leur partager !

Identifiez des personnes référentes sur chaque sujet

Si certaines personnes de l’équipe sont plus habilitées que d’autres à répondre à votre nouvelle recrue sur certains sujets, précisez-le dès le départ pour lui permettre d’avancer plus rapidement.

Intégrez-le à l’opérationnel (au fur et à mesure !)

Attention à ne pas lui en demander trop : il faut le temps qu’il intègre toutes les nouvelles informations qu’il aura reçues !

Et enfin, demandez des retours à votre nouvelle recrue

L’arrivée du jeune talent est une belle opportunité pour vous d’obtenir des retours sur votre processus d’onboarding afin d’améliorer vos process en continu. Voici quelques tips pour mesurer l’impact et le ROI de votre onboarding :

  • Pour l’aspect qualitatif, vous pouvez mettre en place un “rapport d’étonnement” afin de recueillir les impressions de vos nouvelles recrues.
  • Pour une dimension plus quantitative, vous pouvez au bout d’un moins demander le NPS de l’onboarding.
  • Pour un KPI plus global, surveillez votre taux de turnover sur le long terme.

Un onboarding de qualité est la condition d’un recrutement réussi. En suivant ces conseils, vous vous mettez sur la bonne voie pour intégrer de nouveaux talents à votre entreprise.

Vous souhaitez aller plus loin ? Regardez notre tuto vidéo sur l’onboarding ou utilisez notre checklist !

Publié par
Sara Chatterjee
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