29. Mai 2018

Endlich Schluss mit nicht wahrgenommenen Beratungsterminen

Als Career Service-Berater können Studierende bei Ihnen Termine buchen, damit Sie ihnen auf dem Weg zu ihrer Traumkarriere behilflich sind. Manchmal tauchen die Studierenden zu den Beratungsgesprächen jedoch nicht auf.

Nehmen Sie dies nicht persönlich! Die gute Neuigkeit für Sie ist, dass sie eigentlich kommen wollten, als sie den Termin gebucht haben. Dies bedeutet, dass Sie sie leicht zurück in Ihr Büro holen können, wenn Sie verstehen, warum sie nicht erschienen sind, und 3 leicht umsetzbare Korrekturen an Ihrem Terminbuchungssystem vornehmen.

Wenn sie den Termin vergessen haben

Hierbei handelt es sich wohl um den häufigsten Grund, warum Studierende nicht zu einem Career-Beratungsgespräch erscheinen. Den Studierenden ist bewusst, dass Sie da sind, um ihnen zu helfen, und sie wollen Ihre Hilfe auch wirklich in Anspruch nehmen. Das einzige Problem war, dass sie mit etwas anderem beschäftigt waren und deshalb nicht aufkreuzten. Sie haben den Termin schlichtweg vergessen. Die Studierenden an den Termin zu erinnern, kann einen gewaltigen Unterschied machen!

Es gehört nicht unbedingt zu den Gewohnheiten von Studierenden jeden Termin in ihren Kalender einzutragen, insbesondere dann nicht, wenn die Hochschule ihnen ihr wöchentliches Programm zusendet und sie dieses zur Planung verwenden. Eine Kalendereinladung an die E-Mail-Adresse ihres Hochschulaccounts zu versenden, ist nach wie vor ein Muss, aber vielleicht nicht genug. Die beste Art, die Studierenden an einen Termin zu erinnern, ist es, ihnen vor dem Termin eine Push-Benachrichtigung über ihre mobile Hochschul-App zu schicken. Wenn Sie nicht über die technischen Mittel hierfür verfügen, leistet eine E-Mail alternativ ebenfalls gute Dienste. Sämtliche dieser Benachrichtigungen sollten eine Erinnerung enthalten, wo und wann der Termin stattfindet, sowie eine Liste der Dinge, die der Studierende mitbringen muss, wie z. B. seinen Lebenslauf, ein Bewerbungsschreiben oder seine Notenübersicht.

Zögern Sie nicht, mehrere Erinnerungen zu versenden: beispielsweise einen Tag und eine Stunde vor dem Termin. Bitten Sie die Studierenden in diesen Erinnerungsnachrichten zudem darum, Ihnen mitzuteilen, wenn sie kurzfristig verhindert sein sollten und den Termin nicht wahrnehmen können.

Wenn sie es einfach nicht zum Termin schaffen

Manchmal kommt einem etwas Wichtiges dazwischen, so ist das Leben. Ob der Studierende nun wegen eines Notfalls ins Krankenhaus muss oder ihm ganz plötzlich einfällt, dass er seine Matheabschlussklausur nicht bestehen wird, wenn er den Tag nicht zum Lernen nutzt – es ist anscheinend gerade einfach nicht der richtige Zeitpunkt für ihn, um sich auf den Weg in Ihr Büro zu machen.

In diesem Fall ist es das Beste, dem Studierenden auf unkomplizierte Weise zu ermöglichen ein anderes Zeitfenster für seinen Termin zu wählen. Hilfreich ist es in dem Fall natürlich, wenn Sie über ein System verfügen, dass ihnen dies ermöglicht – im nächsten Abschnitt werden wir zudem sehen, dass es eine gute Idee ist, den Studierenden eine Terminabsage zu ermöglichen.

Wenn Sie über keine entsprechende Plattform verfügen, könnte es sinnvoll sein, den Studierenden eine E-Mail-Adresse mitzuteilen, unter der Sie leicht zu erreichen sind. Bitten Sie die Studierenden in Ihrer Terminbestätigungsmail darum, daran zu denken, den Termin zu verschieben, wenn sie ihn nicht wahrnehmen können. Dies kann Wunder bewirken!

Wenn sie den Termin nicht mehr benötigen

Sagen wir einmal Sie vereinbaren einen Termin beim Arzt, weil Sie starke Kopfschmerzen haben. Wenn die Kopfschmerzen jedoch von alleine verschwinden, nehmen Sie den Termin dann trotzdem wahr? Ebenso ist es nachvollziehbar, dass ein Studierender, der selbst zwischenzeitlich die Antwort auf seine Fragen gefunden hat, seinen Termin bei Ihnen absagen wird. Kein Grund also sich deshalb schlecht zu fühlen: im schlimmsten Fall wird der Studierende einen weiteren Termin bei Ihnen buchen, falls sich bei ihm doch wieder Zweifel breit machen sollten.

Und auch hier noch einmal die Anmerkung: Stellen Sie sicher, dass sie den Studierenden die Möglichkeit geben, den Termin rechtzeitig abzusagen, damit Sie und andere Studierende von dem freigewordenen Zeitfenster profitieren können. Wenn diese Option auf Ihrer Buchungsplattform zur Verfügung steht, umso besser. Sollte das nicht der Fall sein, wird sich ein kurzes „Bitte senden Sie eine E-Mail an [Ihre E-Mail-Adresse], wenn Sie den Termin nicht wahrnehmen können“ in Ihrer E-Mail zur Terminbestätigung als nützlich erweisen.

Um die Zahl der Studierenden zu reduzieren, die nicht zu Beratungsgesprächen erscheinen, können Sie drei Dinge tun. Erstens, senden Sie eine Erinnerung an die Studierenden, damit sie den Gesprächstermin nicht vergessen können. Zweitens, seien Sie sich bewusst, dass einige Studierende ganz einfach verhindert sind. Machen Sie es ihnen leicht, einen neuen Termin zu buchen. Und schließlich, vergewissern Sie sich, dass Studierende, die selbst bereits eine Antwort auf ihre Fragen gefunden haben, ihren Termin absagen können. Auf diese Weise verschwenden Sie nicht Ihre wertvolle Zeit damit, auf diese zu warten.

Autor:
Imke Müller-Wallraf
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