26. Juni 2018

Machen Sie Ihren Career Service zum Anlaufpunkt für Studierende

Die Beschäftigungsfähigkeit steht im Mittelpunkt der Career Services. Sie ist in vielen europäischen Ländern eines der wichtigsten Ranking-Kriterien und sollte nicht übersehen werden. Wir wissen jedoch, dass Sie für weitaus mehr verantwortlich sind, als dafür zu sorgen, dass Ihre Studierenden nach ihrem Studium einen Job finden: Daher ist es wichtig, dass Studierende die Career Services Ihrer Hochschule in Anspruch nehmen.

Ihre Hauptaufgabe ist es, allen Studierenden zu helfen, ihr volles Potenzial zu entfalten und einen Job zu finden, in dem sie erfolgreich sein können. So erhalten Sie zufriedene und motivierte Alumni, die sich gerne revanchieren und aktuellen Studierenden Ihrer Schule helfen. Der Prozess, dafür zu sorgen, dass jeder eine passende Stelle findet, ist ein Circulus virtuosus: Zufriedene Alumni bedeuten besseres Networking für aktuelle Studierende, was wiederum zu besseren Beschäftigungsmöglichkeiten, zufriedeneren Alumni usw. führt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich darauf konzentrieren, Ihren Studierenden zu helfen, sobald sie einen Fuß in Ihre Hochschuleinrichtung gesetzt haben.

Studierende im ersten Studienjahr kümmern sich kaum um ihre zukünftige Karriere. Sie konzentrieren sich auf ihr Studium und denken noch nicht an die Berufswahl. Sie werden sich nicht auf die Suche nach Ihnen machen. Sie müssen sich von Beginn an um ihre Aufmerksamkeit bemühen, wenn Sie ihnen die richtigen Reflexe für die Jobsuche vermitteln und ihre Beschäftigungsraten und ihre Karrierezufriedenheit steigern wollen.

Erachten Sie nichts als selbstverständlich

Der Start des Studienjahres ist die beste Zeit, sich den Studierenden vorzustellen, ganz gleich, ob sie alte oder neue Bekannte auf dem Campus sind. Eine halbstündige Präsentation in einem Hörsaal ist ein Muss. Wenn Sie die Teilnahme verpflichtend machen können, umso besser!

Studierende werden nicht auf Sie zukommen, wenn Sie sie nicht dazu auffordern. Indem Sie sie zu Beginn des Studienjahres für eine halbe Stunde in einem Raum zusammenbringen, vermitteln Sie ihnen die richtige Einstellung und können Ihnen einen Überblick über Ihr Angebot präsentieren. Es ist egal, ob sie bereits von Ihnen und Ihren Angeboten wussten: Gehen Sie davon aus, dass sie nichts über Sie wissen, denn auf einige Studierende im Raum wird das zutreffen.

Diesbezüglich sagt Anne, eine Managerin für Universitätspartnerschaften bei JobTeaser: „In 90 % der Fälle, in denen sich die Career Services über zu wenige Besucher beschweren, ist es ein Kommunikationsproblem, kein Studierendenproblem.“ Es bringt nichts, großartige Tools zu nutzen und einen fantastischen Service zu bieten, wenn Sie es niemanden wissen lassen. Genau darum geht es in dieser jährlichen Präsentation.

Bringen Sie einmal pro Jahr alle zusammen, stecken Sie sie in einen Raum – vorzugsweise mit kostenlosem Essen – und erzählen Sie ihnen von Ihren Aktivitäten. Stellen Sie die Mitarbeitenden in der Career-Service-Abteilung vor und geben Sie einen kurzen Überblick über ihre Berufslaufbahnen. Zeigen Sie, dass alle Mitglieder Ihres Teams menschlich und freundlich sind und dass die Studierende sie kontaktieren und zu ihnen gehen können, wenn sie Orientierungshilfe benötigen. Wir werden später in diesem Artikel noch auf das Thema „Career People over Career Services“ zu sprechen kommen.

Reden Sie in Ihrer Präsentation mindestens ebenso viel über die Vorteile der Career Services wie über die eigentlichen Dienste, die Sie anbieten. Beziehen Sie die Studierenden mit ein: Lassen Sie zum Beispiel zufriedene Studierende aus früheren Jahrgängen darüber berichten, wie ihnen die Beratung bei ihren Karriereentscheidungen geholfen hat. Alumni sind immer die richtige Wahl!

Erinnern Sie Ihre Studierenden permanent an die Existenz der Career Services

Lassen Sie die Erinnerungen nach der Präsentation nicht bis zum folgenden Jahr verblassen. Bleiben Sie sowohl auf dem Campus als auch online aktiv und sichtbar, um Ihren Bekanntheitsgrad unter den Studierenden aufrechtzuerhalten.

Versuchen Sie, jeden Monat mindestens drei Initiativen durchzuführen, die Ihre Bekanntheit steigern und ausschließlich Kommunikationsaktionen sind: Schließlich wollen Sie Workshops oder Podiumsdiskussionen bewerben, nicht die Werbeaktionen selbst.

Thematischer Newsletter

Verfassen Sie einen monatlichen Newsletter oder Print-Inhalte für Ihre Studierenden, in denen Sie ihnen nützliche Tipps für ihre Karriere geben. Im Gegensatz zu dem sehr allgemein gehaltenen Vortrag zum Semesterbeginn, der die Vorteile der Career Services betont, muss diese Kommunikation sehr praxisorientiert sein. Sprechen Sie nicht über das, was Sie anbieten könnten: Geben Sie detaillierte, aber dennoch kurze Tipps und verweisen Sie darauf, wie die Career-Service-Abteilung konkret unterstützen kann.

Im September und Oktober zum Beispiel könnten Sie einen Newsletter versenden, der den Studierenden mitteilt, dass es Zeit ist, über die Wahl ihrer Zielunternehmen nachzudenken. Vergleichen Sie darin zum Beispiel Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen sowie multinationale Konzerne und schließen Sie mit einer Erinnerung daran ab, dass Sie Karriereberatungstermine für Studierende anbieten, die sich bei der Berufs- und Branchenwahl noch unsicher sind.

Emilie, eine Managerin für Universitätspartnerschaften bei JobTeaser, rät dazu, mithilfe von Tipps, die nicht aus der Career-Service-Abteilung kommen, Vertrauen aufzubauen: Blogs rund um das Thema Karriereentwicklung wie The Muse oder JobTeaser Advice beispielsweise bieten Inhalte, die sich leicht teilen lassen. Wenn die Zeit der Praktikumssuche beginnt, schreiben Sie einen Newsletter mit Ratschlägen, wie man einen – im wahrsten Sinne des Wortes – herausragenden Lebenslauf verfasst oder in einem Bewerbungsgespräch trumpft.

Gleiches gilt für spezifische Events: Versenden Sie vor einer Karrieremesse einen Newsletter mit Tipps, wie man sich am besten vorbereitet und auf Zielunternehmen zugeht. So sind Ihre Studierenden zum einen besser für die Veranstaltung gewappnet und werden zum anderen auch daran erinnert, sie auch wirklich zu besuchen.

Achten Sie zu guter Letzt darauf, dass Ihre Inhalte so praxisbezogen wie möglich sind. Lange Texte sind zwar besser als nichts, aber versuchen Sie, Ihre Inhalte möglichst attraktiv rüberzubringen, zum Beispiel in Formaten wie:

  • einer Checkliste („8 Dinge, die Sie nächste Woche zur Karrieremesse mitbringen sollten“);
  • kurze Handlungsaufrufe („Die 5-Minuten-Networking-Initiative für diesen Monat“);
  • Videos, wenn Sie das Budget und die Zeit dafür haben.

Planen Sie Ihren E-Mailing-Kalender basierend auf dem Kalender der wichtigsten Events im Studienjahr. Versenden Sie beispielsweise zu Beginn des Studienjahres eine Willkommens-E-Mail oder eine Vorbereitungs-E-Mail für Karrieremessen und wenn die Suche nach Praktikumsstellen ansteht.

Die Wahl der Kommunikationskanäle

Es stehen Ihnen zahlreiche Kanäle für die Kommunikation mit Ihren Studierenden zur Auswahl.

Es muss nicht immer nur online sein: Ihre Hochschule hat sicherlich schwarze Bretter oder Bildschirme in stark frequentierten Bereichen wie der Mensa oder der Eingangshalle.

Nutzen Sie diese Bereiche und sorgen Sie dafür, stets mit kurzen Tipps („Vergiss nicht, Dich nach einem Bewerbungsgespräch mit einer kurzen Mitteilung bei Deinem Gesprächspartner zu bedanken“, Erinnerungen an Ihr Dienstleistungsangebot („Banker und Forscher haben nicht die gleichen Lebensläufe. Wir helfen Dir bei beidem: Vereinbare einen Karriereberatungstermin!“) oder Event-Ankündigungen präsent zu sein.

Ein großes Problem von Career-Service-Abteilungen besteht darin, das sie oft in den hintersten Winkeln der Hochschulen versteckt und unmöglich zu finden sind. Machen Sie sich und allen anderen das Leben leichter, indem Sie sich hin und wieder aus Ihrem Versteck herauswagen! Nehmen Sie einen Tisch und zwei Stühle, nennen Sie das Ganze einen Stand und machen Sie es sich in den oben genannten stark frequentierten Bereichen bequem. Die Career Services der belgischen Université Libre de Bruxelles entschieden sich für eine solche Aktion.

Das Herzstück Ihrer digitalen Kommunikation ist Ihre Career-Center-Website, auf der Sie Stellen- und Praktikumsangebote veröffentlichen. Verfügen Sie über die Mittel, eine Rubrik „Tipps“ hinzuzufügen? Wie wäre es mit einem Terminvereinbarungssystem? Denken Sie daran: Es ist effizienter, Studierende Termine buchen zu lassen, als ihnen zu sagen, dass sie jederzeit vorbeikommen können (was meist „nie“ heißt). Geben Sie ihnen beide Möglichkeiten, indem Sie Ihre Öffnungszeiten auf Ihrer Website vermerken. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Webseiten leicht über die Seite, auf der sich die Studierenden täglich einloggen, zu finden sind.

Wir sprachen oben über Newsletter: Ganz allgemein ist die E-Mail eine bewährte Methode, um Studierende zu kontaktieren. Allerdings kann die schiere Zahl der E-Mails, die Studierende erhalten, hinderlich für ihre Wirkung sein. Wenn Sie in eine mobile App investieren können, tun Sie’s und stellen Sie Ihre Newsletter darin ein. Versenden Sie anstelle von E-Mails Push-Benachrichtigungen, die zu diesen Seiten weiterleiten: Sie werden den Unterschied bemerken.

An den sozialen Medien führt ebenfalls kein Weg vorbei. Studierende haben oft ihre eigene Facebook-Gruppe, in der sie meist auch ein paar Mitarbeiter ihrer Hochschule akzeptieren. Versuchen Sie reinzukommen und posten Sie regelmäßig an den meistbesuchten Orten. Übertreiben Sie es jedoch nicht, um nicht Gefahr zu laufen, die Studierendenzentrierung der Gruppe zu untergraben. Eine sichere Alternative zu eigenen Posts ist die Einschaltung von Studierenden-Botschaftern, denen Sie dafür zusätzliche Credits, wie die Hochschulen im Polytech Network es tun, oder kleine Prämien verleihen (wir haben herausgefunden, dass kostenlose Kopfhörer sehr beliebt sind). Studierende vertrauen Ihresgleichen meist mehr als der Schulverwaltung, weshalb es so wichtig ist, eine persönliche Beziehung zu ihnen aufzubauen.

Eine persönliche Beziehung zu den Studierenden aufbauen

Sie sind keine Dienstleistungsanbieter.

Wenn Sie die Career-Service-Abteilung vorstellen, achten Sie darauf, sich als „Beauftragte“ zu präsentieren und nicht als Anbieter. Sie sollten nicht wie ein „Kundenservice“ wahrgenommen werden, sondern als ein vertrauenswürdiger und enger Ansprechpartner. Es kommt immer wieder vor, dass Studierende den Unterschied zwischen der Career-Service-Abteilung und der Career-Center-Website nicht kennen. Durch den Aufbau und die Pflege dieser Beziehung können Sie diesen Fehler vermeiden helfen.

Wenn Sie sich viel Mühe ersparen wollen, investieren Sie Zeit in ein einmaliges Einführungsvideo, indem Sie die von Ihnen angebotenen Services, Ihren Standort und Ihr Team präsentieren. Weisen Sie Ihre Studierenden immer wieder auf dieses Video hin, zum Beispiel auf der Homepage Ihres Intranets.

Anne ist voller Lob für eine Ihrer Partnerschulen, die einmal im Monat Performance-Daten ihres Career Centers in ihren allgemeinen Newsletter einfließen lässt. So wissen die Studierenden, wie viele Stellenangebote die Mitarbeiter der Career Services auf die Website hochgeladen und wie viele Mitstudierende sich in das Career Center eingeloggt haben. Sie erfahren außerdem, wie viel Prozent der Termine mit Karriereberatern gebucht wurden, was sie dazu anregt, ebenfalls Treffen zu vereinbaren. Niedrige Zahlen motivieren die Studierenden dazu, aktiver zu werden, während hohe Zahlen die Bestätigung durch ihre Peers bedeuten und sie dazu veranlassen, deren Beispiel zu folgen.

Eine große Zahl der erfolgreichsten Career-Service-Abteilungen pflegt ihre Beziehungen mit der Hilfe der Studierenden. Dies ist eine hervorragende Lösung, um ihnen zu zeigen, wie wichtig und nützlich sie sind. Eine Hochschule zum Beispiel hat administrative Aufgaben eingeführt, für die die Studierenden zusätzliche Credits erhalten. Dazu gehören die eigenständige Leitung des Cafeteria-Standes oder die Einführung eines Empfehlungsprogramms, bei dem die Studierenden ihren Kameraden zu Beginn einer Vorlesung von ihrer Karriereberatung erzählen. Andere Career Services bitten Studierenden-Botschafter, in Social-Media-Gruppen zu posten oder bei der jährlichen Präsentation der Career-Service-Abteilung zu reden und aus erster Hand Informationen über die Hilfe, die sie erhalten haben, zu vermitteln.

Mit Studierendenorganisationen arbeiten

Die Zusammenarbeit mit Studierendenorganisationen ist ein Muss, ganz gleich, wo Sie sind. Wir wissen jedoch, dass Ihre Studierendenorganisationen – je nachdem, wo Sie sind – sich entweder komplett von Ihrer Career-Service-Abteilung unterscheiden oder ähnliche und bisweilen konkurrierende Services anbieten. Hier ein paar Tipps für beide Fälle:

Wenn der Fokus der Studierendenorganisationen Ihrer Hochschule auf der Beschäftigungsfähigkeit liegt

In einigen Ländern und an einigen Hochschulen bieten Studierendenorganisationen ihren Mitgliedern traditionell Career Services an. Sie arbeiten auf der Basis von Unternehmenspartnerschaften und können Sie als Konkurrenz betrachten, die sie in ihrer Entwicklung zu stören versucht. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, dann vermeiden Sie Winkelzüge und arbeiten Sie verstärkt an der Positionierung Ihrer Services, um Konflikten aus dem Weg zu gehen.

Claudia und Valentijn, zwei niederländische University Partnership Business Developer bei JobTeaser, raten Career-Services-Abteilungen für gewöhnlich, sich als Support für die Studierendenorganisationen zu positionieren und alternative, auf ihrem spezifischen Know-how basierende Services zur Verfügung zu stellen, die bisher noch nicht angeboten werden. Denn Sie haben einen riesigen Vorteil gegenüber den Organisationen: Sie können einen One-Stop-Shop für jeden an Ihrer Hochschule anbieten und verfügen über mehr als nur private, fakultätsspezifische Ressourcen. Dies können Sie sich auf zweierlei Weise zunutze machen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, sich als Support-Abteilung zu positionieren: Bieten Sie beispielsweise allen Organisationen an, ihre jeweiligen Agenden in einem einzigen Event-Kalender zusammenzuführen, anstatt separate Kalender zu unterhalten. Auf diese Weise verfügen Sie über eine zentralisierte Plattform, von der alle profitieren, weil sie die umfassendste ist, gleichzeitig aber mit keiner anderen im Wettbewerb steht. Eine starke Career-Services-Abteilung ist jedoch meist nützlicher: Sie macht einen professionelleren Eindruck, sorgt für ein besseres Image der Hochschule gegenüber den Unternehmen, und Studierende, die (noch) keine Mitglieder in einer Organisation sind, wissen, an wen sie sich wenden können.

Oder machen Sie sich unentbehrlich für Ihre Studierenden, indem Sie sich auf die Karriereberatung anstatt auf die Stellenvermittlung konzentrieren. Sie haben viel Erfahrung in der Beratung, während Studierendenorganisationen jedes Jahr von anderen Personen geleitet werden. Außerdem wissen Sie mehr über Fachwechsel und seltene Studiengänge als jemand, der eine einzige Fakultät vertritt. Wir empfehlen Ihnen deshalb, besonders Beratungstermine für Studierende anzubieten, die nicht wissen, was sie beruflich machen wollen.

Kurz gesagt: Konzentrieren Sie sich darauf, den Organisationen ihre Arbeit zu vereinfachen, ohne ihnen das Gefühl zu geben, ihnen ihre Aktivitäten zu klauen. Bauen Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf, bevor Sie mit ihnen zu konkurrieren beginnen!

Wenn die Studierendenorganisationen Ihrer Hochschule nicht berufsorientiert sind

Wenn Ihre Studierendenorganisationen interessen-, aber nicht berufsorientiert sind, kann es schwierig sein, als Career-Services-Abteilung mit ihnen zusammenzuarbeiten. Auch sie arbeiten oft mit Unternehmen zusammen, um einen Teil ihres Budgets zu erhalten, und diese Unternehmen unterhalten Beziehungen zu ihnen. Sie veranstalten auch Events, was Ihren Event-Kalender, wenn Sie die Sache richtig angehen, zur wichtigsten Webseite machen kann.

Eine Hochschule, mit der Anne zusammenarbeitet, hat „beschränkte Admin-Logins” für die Vorsitzenden aller Organisationen eingerichtet, damit sie Stellen- und Praktikumsangebote ihrer Partnerunternehmen einstellen und auf dem Veranstaltungskalender der Hochschule Werbung für ihre öffentlichen Events machen können. Im Gegenzug können sie für Ihre Services werben und die Studierenden dazu bringen, Ihren Kalender und Ihre Angebote zu besuchen.

Indem Sie Studierendenorganisationen mehr Verantwortung übertragen, geben Sie auch den einzelnen Studierenden innerhalb dieser Verbände mehr Verantwortung. Damit sind wir wieder beim Aufbau von Vertrauen und gutem Glauben angelangt: Zeigen Sie Ihrer potenziellen Zielgruppe, dass Sie ihr vertrauen, und im Gegenzug wird auch sie anfangen, sich auf Sie zu verlassen.

Unterm Strich ist es wichtig, zur richtigen Zeit (d. h. jederzeit) am richtigen Ort (d. h. überall dort, wo Sie für die Studierenden sichtbar sind) zu sein, wenn Sie Ihre Career-Services-Abteilung zu DEM Anlaufpunkt für Studierende machen wollen. Stützen Sie sich für noch bessere Ergebnisse auf motivierte Studierende und Studierendenorganisationen.

Autor:
Imke Müller-Wallraf
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