19. Juni 2018

So wählen Sie das passende Tool für die Verwaltung von Beratungsterminen

Termine zur Karriereberatung stehen im Mittelpunkt der Arbeit der Career Services von Hochschuleinrichtungen und sollen Studierende dabei unterstützen, ihre wahre Berufung zu finden und ihre Karriere richtig zu starten.

Ist es sinnvoll, Termine zu verwalten?

Wir waren gerade dabei, diesen Blog-Artikel zu verfassen, da hat uns Anne, Key Account Manager bei JobTeaser, gleich zu Beginn darauf hinzuweisen, dass Sie immer die Tools nutzen sollten, die am besten zu Ihnen passen. Tatsächlich wird es sich nicht für alle Career Services lohnen, über eine spezielle Software zur Verwaltung von Beratungsterminen zu verfügen.

So könnte eine kleine Einrichtung mit nur wenigen Studierenden und einer kleinen Career Service-Abteilung möglicherweise offene Sprechstunden bevorzugen. Für Studierende ist es einfacher, wenn sie bei Bedarf einfach in Ihr Büro kommen können. Wenn Sie also ein paar Stunden die Woche eine offene Sprechstunde einrichten können, werden Sie diese mit Leichtigkeit füllen. Andererseits kann dies bei größeren Einrichtungen, bei denen deutlich mehr Studierende Beratungsbedarf haben, schnell zu nicht bewältigbaren Situationen führen. In diesem Fall benötigen Sie ein Buchungssystem, das es Beratern erlaubt, sich auf die Unterstützung der Studierenden zu konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit untergeordneten Tätigkeiten wie der Verwaltung ihres Terminkalenders und der Erinnerung von Studierenden an die anstehenden Termine zuzubringen.

Auswahl der für Sie passenden Software

Integration

Achten Sie bei der Auswahl einer Software immer zuerst darauf, wie gut sie sich in die anderen von Ihnen verwendeten Tools integrieren lässt. Vergewissern Sie sich beispielsweise, dass Ihr Buchungssystem nahtlos mit Ihrer Studierendendatenbank zusammenarbeitet, sodass Sie alle für die Vorbereitung auf das Treffen benötigten Informationen über den Studierenden direkt den Termindetails entnehmen können. Je weniger verschiedene Tools Sie einsetzen, desto leichter wird Ihre Arbeit.

Automatisierung

Nachdem Sie den Aspekt der Integration überprüft haben, sollten Sie sich das Back-Office des Buchungssystems ansehen. Können Sie einen Termin mit einem Klick löschen? Können Sie die Namen der Räumlichkeiten abspeichern? Sendet das System Ihnen und dem Studierenden automatisch Benachrichtigungen zu? Es sei an dieser Stelle noch einmal daran erinnert, dass es Ziel ist, über ein System zu verfügen, das so automatisiert wie möglich ist, damit Sie Zeit sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Studierenden.

Reporting

Software muss das Reporting erleichtern. Vergleichen Sie die verschiedenen Berichte, die die von Ihnen bewerteten Tools erstellen können: Einige von ihnen werden intuitiver, andere umfangreicher sein und andere wiederum ermöglichen es Ihnen, über relevantere Leistungsindikatoren zu berichten. Wählen Sie die für Sie passenden Berichte.

Verbesserungen

Dies ist ein Klassiker bei der Auswahl des richtigen Tools eines externen Dienstleisters: Wählen Sie einen Partner oder Dienstleister, der sich Ihren Bedürfnissen anpasst und ein offenes Ohr für Ihre Wünsche hat. Eine maßgeschneiderte Plattform und ein generisches Produkt mit häufigen Updates haben beide ihre Vor- und Nachteile – ein Anbieter, der sich Ihre Verbesserungswünsche nicht anhört, hat dagegen nur Nachteile. Es geht hier nicht darum, einen Partner zu finden, der Ihnen alle Ihre Wünsche erfüllt, denn auch sie unterliegen wie jeder andere technischen Einschränkungen. Sie sollten sich jedoch vergewissern, dass ihr Partner in regelmäßigen Abständen Verbesserungen an Ihrer Plattform vornimmt.

Rechtliches

Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai in Kraft getreten ist, ist es wichtig zu prüfen, dass die von Ihnen ausgewählte externe Plattform DSGVO-konform ist. Überprüfen Sie sorgfältig die Verträge und scheuen Sie sich nicht, Ihre Partner direkt danach zu fragen. Auf diese Weise gehen Sie kein Risiko ein: Sicherheit sollte sowohl für Ihre Partner als auch für Sie ein zentrales Anliegen sein.

Auswahl der richtigen Software für Ihre Studierenden

Platzierung

Um mehr Studierende zur Buchung von Beratungsterminen zu bewegen, müssen Sie sicherstellen, dass die Terminbuchung selbst möglichst einfach gestaltet ist. Wir raten Ihnen, dafür zu sorgen, dass Studierende in der Software nie mehr als 3 Klicks für eine Handlung einschließlich der Buchung benötigen. Dies bedeutet für Sie, dass Sie eine klar aufgebaute Übersichtsseite benötigen. Auf Ihr Dashboard sollte zudem direkt von der Startseite des Intranets der Einrichtung aus zugegriffen werden können.

Im Career Center von JobTeaser befindet sich das Terminverwaltungsmodul beispielsweise direkt im Hauptmenü. Auf diese Weise können Studierende leicht von den Stellenangeboten zum Beratungsbereich wechseln und auf das Buchungsmodul zugreifen, sobald Sie über alle von ihnen benötigten allgemeinen Informationen verfügen. Für das Studierenden-Erlebnis ist es ideal, wenn alles in einem einzigen Tool erfolgt, wie z. B. die Buchung von Beratungsterminen, Event-Ankündigungen und Anmeldungen zu Events oder das Zugreifen auf Stellenangebote.

Klarheit

Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen ausgewählte Software es Ihnen ermöglicht, Ihre Karriereberater auf den ersten Blick vorzustellen. Mit „vorstellen“ meinen wir nicht einfach nur einen Namen und ein Programm: Studierende sollten ein Bild und eine Biographie mit einem groben Überblick über die bisherige Karriere Ihrer Berater erhalten. Auf diese Weise können sich die Studierenden mit jemandem identifizieren und direkt einen Termin bei ihm buchen.

Ermöglichen Sie den Studierenden bei der Buchung aus verschiedenen Terminarten auszuwählen, die Sie genauer erläutern: Wir haben darüber vor Kurzem in unserem Blog-Artikel über die Frage, wie Sie die Anzahl von Beratungsterminen erhöhen berichtet. Wenn Ihre Software den Studierenden lediglich ermöglicht, einen Termin zu buchen, jedoch nicht einen Termin aus einer Liste von Terminarten auszuwählen, bringt dies zweierlei Probleme mit sich. Erstens werden weniger Studierende das Gespräch mit Ihnen suchen, da sie nicht wissen, was sie bei Ihnen erwartet. Und zudem erschwert Ihnen dies Ihre Arbeit, da Sie sich vor dem Termin innerlich nicht auf das jeweilige Gespräch einstellen und sich entsprechend auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Studierenden vorbereiten können.

Flexibilität

Auch nach der Buchung eines Termins gibt es weiter eine Reihe von Gründen, warum Studierende Sie am Tag des Termins versetzen. Wir haben darüber gesprochen, wie nicht wahrgenommene Beratungstermine vermieden werden können und drei Hauptgründe identifiziert, warum Studierende nicht zu einem Termin erscheinen. Zwei Funktionen bieten Ihnen die Lösung für alle drei Probleme.

Die erste haben wir oben bereits erwähnt: automatische Erinnerungen. Es kommt vor, dass Menschen einen Termin ganz einfach vergessen. Dies ist besonders bei Studierenden der Fall, die in der Regel einen recht vollen Zeitplan haben. Indem Sie ihnen ein paar Tage oder Stunden vor dem Termin eine automatische E-Mail zusenden, erhöhen Sie drastisch die Anzahl der Studierenden, die ihre Termine wahrnehmen.

Der zweite Punkt besteht darin sicherzustellen, dass Ihr System den Studierenden eine unkomplizierte Absage von Terminen ermöglicht, um von ihnen besetzte Zeitfenster gegebenenfalls wieder freizugeben. Auf diese Weise wird weder Ihre Zeit verschwendet, noch nimmt das Vertrauen Schaden, das Sie den Studierenden entgegenbringen. Ein einfaches „Bitte senden Sie eine E-Mail an X, wenn Sie den Termin nicht wahrnehmen können“ ist hier ausreichend. Für ein studierendenfreundlicheres Erlebnis sorgt jedoch ein Buchungssystem mit integrierter Terminabsage-Option.

Sollte die Verwendung von Software die richtige Lösung für Ihre Karriereberatung darstellen, dann vergewissern Sie sich, dass sie benutzerfreundlich ist, sowohl für Sie (durch Integration und Automatisierung) als auch für die Studierenden (durch unkompliziert vorzunehmende Buchungen und Absagen sowie Erinnerungen).

Autor:
Imke Müller-Wallraf
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