Mittwoch 25 März 2020

Home Office: Was tun, wenn der Stress Überhand nimmt?

Seit einigen Tagen versuchen Beschäftigte in aller Welt, weiter zu arbeiten – und das, mit allen Mitteln, und wer könnte es ihnen verdenken? Home Office ist nicht länger Option, sondern Pflicht.

Glücklicherweise sind die notwendigen Tools und Technologien vorhanden. Die Videokonferenz-Tools funktionieren, und unsere Webcams vollbringen wahre Wunder. Neue Begrüßungsrituale werden eingeführt, und man kann sogar ein virtuelles Bier zusammen trinken. Und doch zeigt sich schon nach wenigen Tagen, dass das reine Home Office auch Nachteile mit sich bringt, insbesondere für Organisationen, die nicht darauf vorbereitet sind. Im Folgenden haben wir Formen von Stress zusammengefasst, die auftreten können, wenn wir die Notwendigkeit, unsere Kommunikationsmittel an diese neue Situation anzupassen, nicht ernst genug nehmen.

Komisch, ich sitze mit vier Personen in einer Wohnung fest und fühle mich dabei trotzdem irgendwie allein.

Nein, Sie sind Ihrer Familie gegenüber nicht undankbar. Es ist nur so, dass wir alle bei der Erledigung unserer täglichen Aufgaben auf andere angewiesen sind, auf ihre Meinungen, ihre Ratschläge. In der gegenwärtigen Situation kann man nicht einfach ein Stockwerk nach oben gehen oder einen Kollegen aufsuchen, wenn man eine Frage hat. Das mag für jene unter uns, die echte soziale Kontakte brauchen, schwer auszuhalten sein. Auch das Gefühl der Zusammengehörigkeit kann unter der Isolation leiden, sodass man sich mangels positiver gemeinsamer Zeit sogar völlig aus dem Team ausgeschlossen fühlt.

Was kann man dagegen tun?  

Für Führungskräfte: Führen Sie kurze „Wrap-ups“ d.h. zusammenfassende Besprechungen ein- bis zweimal am Tag ein sowie tägliche Updates mit dem ganzen Team, damit jeder eine klare Vorstellung von der Aufgabenverteilung hat. Kommunizieren Sie die operativen wie auch die strategischen Ziele deutlich.

Und für alle zählt: „Persönlicher Austausch“ ist auch weiterhin wichtig! Nehmen Sie sich täglich 15 Minuten Zeit, um einen Ihrer Kollegen auf einen virtuellen Kaffee anzurufen und ihm von Ihrer neuesten Netflix-Serie zu erzählen (was soll man auch sonst machen, wenn man nicht raus darf?).

Komisch, ich habe immer gehört, Home Office sei OPTIMAL für fokussiertes Arbeiten, aber jetzt habe ich das Gefühl, dass ich mit der Geschwindigkeit eines Faultiers arbeite, das gerade aus seinem Mittagsschlaf erwacht.

Einen Teil seiner Leistung erbringt man normalerweise, um die Erwartungen anderer zu erfüllen. Das ist in einem Großraumbüro nicht weiter schwer. Man braucht nur das Gesicht einer Kollegin oder eines Kollegen zu sehen, und schon fällt einem wieder ein, dass man ihm bzw. ihr versprochen hat, etwas abzuliefern. Komplizierter wird es, wenn die ganze Interaktion fehlt, die einen für gewöhnlich antreibt.

Außerdem kann es schwierig sein, alles unter einen Hut zu bringen: kleine Kinder, Home Schooling und Videokonferenzen, andere tun sich schwer, auf engem Raum zu arbeiten... 

Was kann man dagegen tun?

Wenn es Ihnen auch so geht, kann es hilfreich sein, wenn Sie sich Tagesziele setzen. Es sollten aber nicht mehr als zwei bis drei strukturierende Ziele pro Tag sein. LinkedIn hat ein Video zu diesem Thema veröffentlicht. Seien Sie aber nicht zu streng zu sich selbst, wenn es Ihnen einmal nicht gelingt, alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste abzuhaken! Dafür hat aufgrund der außergewöhnlichen Umstände jeder Verständnis, man wird es Ihnen also nachsehen. 

Komisch, ich dachte immer, ich wäre in der Lage, klar zu kommunizieren, und jetzt kommt es ständig zu Missverständnissen!

Gemeinschaftsprojekte koordiniert aus der Ferne voranzubringen, ist eine Herausforderung. Selbst wenn die Tools vorhanden sind, die unser Leben und Arbeiten erleichtern, fehlt es jedoch an jenen Kleinigkeiten, die unser Miteinander ausmachen und uns helfen, uns auf die neue Situation einzustellen: non-verbale Kommunikation, Emotionen (Fernbesprechungen sind sehr viel sachlicher), ein einfaches Lächeln oder „Wie geht‘s?“.

Die Folge: Es kommt zu Spannungen, Missverständnissen und Fehlinterpretationen, die eine Zusammenarbeit im Team erschweren.

Was kann man dagegen tun? 

Für Führungskräfte: 

>> Bei Besprechungen sollte immer reihum jeder zu Wort kommen, nur so ist gewährleistet, dass jeder weiß, was erwartet wird, und bewerten kann, ob er seinen Teil beigetragen hat. 

>> Während der operativen Schritte sollten Sie sich mehr Zeit nehmen für Feedback. Darauf sollten Sie jetzt noch größeren Wert legen als im bisherigen Arbeitsalltag. Jedes einzelne der täglichen „Wrap-ups“ sollte Raum lassen für Feedback von Vorgesetzten zu Mitarbeitern und umgekehrt.

Für alle gilt: 

>> Wenn Sie spüren, dass zwischen Ihnen und einer bestimmten Person oder einem Team Spannungen entstehen, sollten Sie das möglichst bald kommunizieren. Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, um anzusprechen, was Sie belastet. Damit Ihnen das auch effektiv gelingt, sollten Sie sich dieses kurze Video von Simon Sinek ansehen darüber, wie man sich Gehör verschafft

>> Fragen Sie immer wieder „Wie geht es?“ und hören Sie aufmerksam zu, was man Ihnen darauf antwortet. Antworten auch Sie offen und ehrlich auf diese Frage.

Komisch, ich habe eine schier endlose To-do-Liste und habe trotzdem das Gefühl, mich zu langweilen

Im Home Office stellt sich viel schneller ein Gefühl der Eintönigkeit ein! Es gibt weniger Ablenkungen und Interaktionen. Man hakt scheinbar stumpfsinnig einen Punkt nach dem anderen auf der To-do-Liste ab.

Wie lässt sich der Arbeitsalltag im Home-Office etwas aufpeppen? Achten Sie darauf, ihren Tag möglichst abwechslungsreich zu planen und in Abständen Telefonkonferenzen einzubauen, die den Tag strukturieren, ohne Sie aus dem Takt zu bringen. 

 

Komisch, ich bin plötzlich unsicher, was meine Entscheidungen und Standpunkte betrifft.

Auch für die Entscheidungsfindung ist Interaktion wichtig. Man profitiert von den Meinungen und Standpunkten anderer. Man handelt danach, indem man sich anschließt oder widerspricht. Sitzt man hingegen allein vor dem PC oder am Telefon, weiß man plötzlich nicht mehr, was man wirklich will und ob man auch die richtige Entscheidung trifft. Auch in Bereichen, in denen man eigentlich kompetent ist, fällt es einem schwerer, zu einer klaren Überzeugung zu gelangen.

Lösungen: 

SICH AUSTAUSCHEN. Es muss ja nicht gleich eine Telefonkonferenz mit fünf Personen sein. Manchmal reicht schon ein Anruf beim richtigen Ansprechpartner für einen konstruktiven Austausch. Zögern Sie nicht, sich an zwei oder drei Ansprechpartner zu wenden, die Sie „als Sparring Partner" bei Ihren wichtigsten Projekten unterstützen können.

Wir sitzen alle im selben Boot und empfinden das gleiche: Einsamkeit, zu viel Input oder Langeweile. Aber das ist eben so im Home Office, und wenn Sie damit Probleme haben, sollten Sie das auf jeden Fall kommunizieren. Führungskräfte sind gehalten, ein Klima des Zuhören und Vertrauens zu schaffen, in dem jeder sich äußern kann. Teammitglieder wiederum sollten ihrerseits nicht zögern, Probleme offen zu kommunizieren.

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