3 avril 2018

Montez un calendrier d'événements qui plaira à vos étudiants

Nous avons récemment parlé de la manière de faire venir plus d’étudiants à vos événements. Dans cet article, nous avons mentionné que les étudiants ne venaient qu’aux événements qui répondent à leurs besoins au bon moment. Cela méritait bien un autre article sur le moyen de déterminer quels sont les bons événements. Pour cela, nous utiliserons à la fois des données et des commentaires des étudiants.

Utiliser d’anciennes données pour prévoir les événements futurs

Vous pouvez utiliser de nombreux indicateurs de performance pour déterminer si votre événement a été une réussite ou pas : les étudiants ont-ils donné suite après l’événement, par exemple, si vous leur en avez offert la possibilité ? Se sont-ils inscrits dès l’annonce ou après plusieurs rappels ? Gardez à l’esprit que les événements avec le plus de participants ne sont pas forcément les plus réussis.

Vous pouvez mesurer leur enthousiasme ainsi que la manière dont vous avez géré leurs besoins au cours de l’année en examinant ces indicateurs de performance. Vous pouvez ensuite passer à la tâche suivante : leur demander ce qui a réussi et ce qui a échoué.

Utiliser les commentaires des étudiants

Maintenant que vous avez une idée de ce qui fonctionne et de ce qui peut être amélioré, discutez avec quelques étudiants. Si possible, parlez à d’autres étudiants que les ambassadeurs mais si vous n’avez que des étudiants enthousiastes et très motivés à qui parler, ce n’est pas un problème !

Demandez-leur ce qu’ils ont pensé des événements auxquels ils ont assisté, ce qu’ils ont apprécié et ce qui peut être amélioré. Abordez ensuite le sujet qu’ils n’ont pas évoqué : ce n’est pas un interrogatoire mais vous pouvez essayer de découvrir ce qui n’a pas fonctionné pour eux. Le moment était-il mal choisi, le format, les intervenants ? Qu’auraient-ils préféré à la place ?

Faites part de vos attentes dès le début afin que les étudiants n’aient pas l’impression d’être en droit d’exiger trop des événements mentionnés et comprennent bien que même si vous faites de votre mieux tout ce qui se trouve sur la liste ne pourra pas être organisé.

Cette enquête ne doit pas être la seule réalisée, le mieux est de la réaliser chaque année ou chaque semestre et d’envoyer également après chaque événement une enquête de satisfaction pour vous améliorer d’un événement à un autre.

Adapter les événements au calendrier universitaire

N’oubliez pas que les étudiants n’ont pas les mêmes besoins à la rentrée, lorsqu’ils cherchent un stage ou juste avant les vacances. Regardez le calendrier et planifiez vos événements selon les périodes clés de l’année universitaire, en commençant par des idées d’orientation générales comme des panels par domaine ou des conseils d’orientation au début de l’année à des ateliers très spécifiques, des préparations pour les centres d’évaluation par exemple, pendant la période des recrutements. De cette manière, vous pouvez mieux vous adapter aux besoins des étudiants, ce qui garantira de meilleurs taux de participation lors de vos événements à venir.

Lorsque vous réfléchissez à l’organisation des prochains événements, consultez d’abord les données que vous avez sur les événements précédents. Parlez-en ensuite avec les étudiants qui y ont participé et avec ceux qui n’y ont pas participé. Enfin, planifiez tous ces événements en fonction du calendrier, en vous adaptant aux étapes importantes d’une année universitaire classique.

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Lexane Sirac
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