Mercredi 18 Mars 2020

Recruter entièrement à distance : oui, c’est possible.

Depuis le début de l’épidémie du Covid-19, nombreuses sont les entreprises qui nous ont contactés et qui se posent des questions sur leurs processus de recrutement; surtout quand ceux-ci concernent des volumes importants de personnes. 

Ces questions sont légitimes : avec la généralisation du télétravail, il peut être complexe de se réorganiser rapidement. Recruter à distance est un vrai test de la robustesse de vos processus, et de votre capacité à vous adapter. Comment gérer les recrutements de grande ampleur ? Comment trouver efficacement à distance vos nouveaux talents ? Voici notre sélection de ressources et de conseils utiles !

Est-il vraiment possible de recruter efficacement 100% à distance ?

Il vous est tout à fait possible de mener vos entretiens en visioconférence : de nombreuses entreprises recrutent déjà en 100% à distance, notamment en Irlande. Cependant, ce changement impose de se poser les bonnes questions afin d’avoir le même niveau de certitude à la fin du recrutement, et de fournir une expérience satisfaisante pour vos candidats : 

  • avez-vous les bons outils pour mener vos entretiens de manière fluide ? 
  • vos processus sont-ils clairs pour garantir à vos candidats une expérience différenciante ?
  • êtes vous bien coordonnés en interne pour suivre vos recrutements sans heurt ? 

Découvrez nos conseils pratiques pour se lancer et recruter à distance !

Organisation et logistique : l’occasion de faire le point sur vos processus internes.

Réaliser les entretiens à distance vous demandera naturellement plus de coordination en interne et avec vos candidats, surtout si vous choisissez de mener des entretiens à plus de deux personnes pour croiser les points de vue. 

>> vérifiez l’aspect logistique de votre événement : une bonne connexion, afin que l’image et le son ne coupent pas, un endroit calme pour échanger de manière fluide. Il peut être plus facile de se déconcentrer lorsqu’on mène un entretien à distance, et plus difficile de créer une vraie “bulle” avec son candidat. Se trouver dans de bonnes conditions est d’autant plus important : même si cela vous semble évident, rappelez-lui que la vidéo sera requise, afin d’avoir des conditions proches d’un entretien en face à face.

>> privilégiez des outils spécialisés dans la visioconférence pour plus de confort lors de vos échanges. Par exemple, les outils Zoom, Skype, Cisco Webex Meetings, BlueJeans, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet peuvent s’avérer efficaces. N’hésitez pas à réaliser un test vidéo et micro en amont.

>> en interne, mettez en place des processus clairs pour communiquer sur l’avancement de vos recrutements, en centralisant vos échanges sur messagerie interne par exemple ou sur un ATS (Application Tracking System). Faites en sorte que l’ensemble des modèles de documents utiles soient accessibles pour tous (modèles de communication candidats, retours en cas de refus, etc.) Si vous disposez d’un ATS, centralisez ces documents sur votre outil. N’hésitez pas à désigner un interlocuteur RH pour toutes vos questions relatives au recrutement à distance, ainsi qu’un interlocuteur IT dédié aux questions liées à la visioconférence.

>> Simplifiez vos processus de recrutement avec quelques étapes simples pour donner plus de lisibilité à votre candidat. Par exemple, dans un podcast de « Decode Business », la startup Payfit a indiqué ne pas ralentir ses recrutements, mais plutôt d’adapter ses processus. Par exemple, avant l’épidémie du Covid-19, la dernière étape pour les candidats était un échange convivial avec les équipes, en face à face. Pour s’adapter, Payfit a supprimé cette étape - non sans rester attentif sur ses impacts pour les salariés : en effet, il peut être difficile pour des équipes de se projeter lorsqu’elles n’ont pas rencontré le candidat. D’où l’importance de préparer les entretiens en amont pour être certain d’avoir testé l’ensemble des compétences du candidat.

Communication avec le candidat : transparence et visibilité

>> préparez au maximum vos entretiens avec des questions spécifiques, qui permettent de vous assurer des compétences techniques et transverses de votre candidat (communication, esprit critique, créativité...). Si vous ne disposez pas d’ATS (Application Tracking System) qui vous permettra de partager sur un même outil une grille d’analyse et les questions à poser, créez et partagez en interne une scorecard (grille d’analyse) précise qui vous aidera à bien cibler vos attentes pour chaque recrutement. 

>> posez les règles du jeu au préalable avec votre candidat, donnez-lui le plus d’informations possibles. La distance impose encore plus de soigner votre communication et de s’organiser en amont de la réunion, pour apporter toutes les informations qui faciliteront l’entretien (outil utilisé, formalisme de la réunion à distance, séquençage et ce qui est attendu de chaque étape du processus du recrutement). Montrez que vous êtes à l’écoute et disponible,

>> lors des entretiens, adaptez votre communication et restez pragmatique : votre interlocuteur n’aura peut-être pas les mêmes conditions que vous, et il se peut que la situation soit plus stressante à cause des imprévus potentiels liés à la connexion.

>> Donnez un maximum d’informations sur votre entreprise tout au long du processus. N’hésitez pas à partager votre vie d’entreprise et à mettre en avant vos valeurs, votre culture, en amont des entretiens pour attirer des candidats, ou en post-entretien pour leur permettre d’en découvrir plus. Pour ce faire, il vous est possible de partager du contenu comme des vidéos, photos, présentations, mais aussi de proposer d’échanger sur le sujet en direct, à distance. Dévoilez les coulisses de votre vie d’entreprise, en partageant les temps forts: séminaires, afterworks, etc. Une page LinkedIn ou JobTeaser bien documentée vous aidera à mettre en avant ce qui vous rend unique. 

>> En amont de campagnes d’entretiens de grande ampleur, pour aider vos candidats à préparer leur candidature, n’hésitez pas à explorer le format du webinar, ou du chat live. Celui-ci vous permettra d’amorcer la discussion en direct avec vos candidats et d’échanger en toute transparence. Par exemple, sur la plateforme JobTeaser, le module “Messenger Live” permet de donner rendez-vous à des jeunes diplômés. Ils peuvent poser en direct leurs questions de façon anonyme d’en savoir plus et de multi-diffuser votre contenu dans tous les Career Center des écoles et universités.

Téléchargez notre checklist pour réaliser vos recrutements 100% à distance !

Pour aller plus loin : 

Échanger à distance

>> De nombreux outils de visioconférence comme Zoom, Skype, Cisco Webex Meetings, BlueJeans, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet sont intéressants pour mener vos recrutements et réunions en live. Certains de ces outils sont d’ailleurs gratuits pour une période de test. La version premium de Microsoft Teams est par exemple gratuite pendant 6 mois. Google Hangouts est également gratuits à tous les détenteurs d’une adresse mail Google,

>> Klaxoon propose des outils d’animation de réunions à distance qui permettent sondages, parcours interactifs, brainstorming à distance… de quoi animer vos recrutements. Un accompagnement avec un conseiller à distance permet de s’assurer de la bonne utilisation des outils. 

Organiser son télétravail

>> La start-up Comet a lancé un “challenge télétravail”, en proposant des outils pratiques pour que chaque entreprise puisse gérer le passage à ce nouveau mode de travail : modèles Google docs, E-books, Slack dédié, et même un coaching pour poser toutes ses questions à leurs experts qui ont testé le télétravail et peuvent partager leur expérience en la matière. En somme, tous les outils utiles pour se coordonner en interne et gérer les recrutements avec vos managers et salariés !

>> France Digitale a aussi mis à disposition une série de documents pratiques pour gérer le télétravail ici. La documentation y est très complète, de solutions pour les équipes RH, à des liens pour garder ses enfants, des bonnes pratiques, etc.  

Réaliser ses événements

De nombreuses entreprises sont contraintes de  réorganiser leurs manifestations pour les réaliser en ligne. Des sites offrent des solutions pour réaliser des speed-dating de recrutement en ligne. Souvent connectés à LinkedIn, ils offrent des possibilités intéressantes pour contacter vos candidats. Des outils comme Brainsonic Event, peuvent vous permettre de tout planifier et d’organiser à distance des événements de recrutement de grande ampleur.  

Revoir ses processus et faire le bilan

Si vous souhaitez tirer parti de cette période pour passer en revue vos processus de recrutements, nous vous recommandons le livre “Who? The A method for hiring”, qui donne des clés pour réussir à trouver les meilleurs talents.

L’important, c’est de trouver des situations pratiques pour vos recrutements et vous concentrer sur l’essentiel : l’expérience de vos candidats. C’est aussi l’occasion de mettre à plat vos processus en interne et d’être créatifs !

Publié par
Noémie Baudouin
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