Mardi 07 Avril 2020

Onboarding à distance : comment s'y prendre ?

L’un des sujets qui préoccupe de nombreuses équipes RH en ce moment est d’accueillir les personnes arrivées dans leur entreprise juste avant le confinement, voire pendant. Au sein de JobTeaser, c’est aussi l’une de nos problématiques RH du moment - et nous avons dû nous adapter vite ! Voici donc nos conseils pour intégrer à distance, avec les témoignages de 3 de nos nouveaux arrivants qui racontent leur expérience.

Défi n°1 Présenter l’activité de l’entreprise en mettant l’accent sur l’humain

Voilà un vrai défi quand on accueille des équipes à distance : comment donner une vision claire des activités de l’entreprise et des métiers de chacun ? Comment maintenir un bon niveau d’accueil pour les nouveaux arrivants au sein de l'entreprise sans les accueillir dans vos locaux ? 

L’important est de prévoir des sessions et des moments privilégiés pour fournir l’ensemble des informations nécessaires, et trouver des solutions pour faire de cette première approche avec votre entreprise une expérience motivante quelles que soient les circonstances !

Nos conseils 
  • Prévoyez des sessions de découverte de l’activité de l’entreprise, avec présentation des équipes et de leurs métiers respectifs. C’est l’occasion aussi de lancer une session de questions / réponses en live, par exemple à travers un service de messagerie intégré à votre visioconférence (c’est le cas sur l’application Zoom).
  • Planifiez des séances de rencontre avec les équipes et les départements avec lesquels vos nouveaux arrivants vont interagir, afin qu’ils puissent se faire une idée globale de l’écosystème dans lequel ils vont évoluer, des métiers de chacun et des informations à connaître dans le contexte actuel. L'entreprise GRDF a par exemple récemment créé un podcast en interne pour maintenir le lien entre les 12 000 salariés de l’entreprise. Ce format d’une vingtaine de minutes évoque des informations générales, des interview de salariés et des sessions de questions / réponses. 

Défi n°2 : aider vos nouveaux arrivants à s’intégrer dans leur équipe

Dans la situation actuelle, les petits rituels qui permettent aux nouveaux arrivants comptent d’autant plus. En effet, dans une situation déstabilisante et source d’inquiétude comme la pandémie actuelle, les rituels permettent de regagner une certaine forme de contrôle. Ils deviennent à présent plus importants qu’auparavant pour gérer le potentiel stress de se trouver à distance.

Nos conseils pour bien intégrer vos nouveaux arrivants 
  • Les managers jouent un rôle essentiel pour bien accueillir les nouveaux arrivants, vous pouvez les sensibiliser lors d’une séance de formation en ligne dédiée. Leur rôle est important dans les circonstances que nous vivons : plus que jamais, l’empathie est de mise pour veiller à ce que chacune des interactions aide le nouvel arrivant à s’intégrer efficacement.
  • Soignez les attentions qui contribuent à renforcer le sentiment d’appartenance. Par exemple, si vous avez accès aux fournitures à disposition, n’hésitez pas à envoyer votre Welcome Pack par la poste à vos nouveaux arrivants (mug à votre logo, carnet et stylo, sweat-shirt, etc.). Si vous n’y avez pas accès, pourquoi ne pas envoyer un petit déjeuner à distance pour la première journée par exemple ? 
  • Organisez des ateliers d’onboarding via l’application Zoom, avec des cafés et des apéritifs virtuels. L’occasion de rencontrer ses collègues dans une atmosphère plus informelle et conviviale !
  • Prévoyez d’attribuer un “buddy” à votre nouvel arrivant (salarié avec plus d’ancienneté pour accueillir la nouvelle recrue). En effet, ce relais de communication est encore plus important que d'habitude, car il permet d'avoir un point de référence et une personne assignée avec qui parler et échanger sur toutes les questions qu'on peut se poser en débutant dans une entreprise.

Défi n°3 : gérer l’onboarding IT et la formation à des outils technologiques

Côté IT et outils technologiques, l’onboarding à distance représente un vrai défi car les outils mis en place par l’entreprise seront essentiels pour une bonne communication. Pour aider chaque nouvel arrivant à prendre en main son matériel informatique et les outils qu’il va utiliser, plusieurs questions se posent : 

  • comment réaliser la remise de PC / Mac ? Peut-on le faire à distance ?
  • les outils utilisés pour communiquer à distance sont-ils clairs pour le nouvel arrivant (logiciel pour réaliser les visioconférences, messagerie interne, etc)?
  • la formation sur les outils utilisés en fonction des métiers est-elle planifiée au bon moment ? (par exemple : Salesforce, pour un poste de commercial) ?
  • le support IT est-il doté de processus clairs et d’un contact dédié pour répondre aux éventuelles questions ?

Ces questions sont autant d’enjeux d’information, de communication et de formation pour que le nouvel arrivant ne se sente pas perdu et puisse monter en compétences.

Nos conseils pour réussir cette partie de l’onboarding : 
  • Avoir accès à votre matériel informatique avec les différentes configurations pour suivre l’évolution de votre stock (sans accès à un stock d'ordinateurs et avec des délais d’approvisionnement très longs, il est difficile de gérer la logistique), 
  • prévoir un système de livraison pour amener le matériel informatique au domicile de vos nouveaux arrivants, par coursier par exemple,
  • utiliser un logiciel de supervision de votre matériel informatique pour faciliter l’organisation de l’onboarding (nous utilisons Jamf),
  • ne pas avoir de contraintes IT, c’est à dire disposer d’une architecture IT en SAAS, ou avoir un système de VPN en place,
  • prévoir une session de découverte des outils en visioconférence pour la prise en main (avec un support slides) et un contact par la suite pour répondre à d’éventuelles questions.

Défi n°4 : adapter l’onboarding à un contexte de télétravail au quotidien

Au-delà de l’onboarding technique, de la rencontre des équipes et de la présentation de l’activité de l’entreprise, la spécificité de l’onboarding à distance est d’adapter l’arrivée au travail chez soi. Alors qu’au sein de l’entreprise, l’ensemble des activités ne se fait pas au même endroit, la sédentarité est bien plus forte lorsque l’on travaille dans un contexte de confinement. Il faut donc particulièrement avoir ce fait en tête pour proposer un programme d’onboarding équilibré. 

Voici nos recommandations : 
  • Veillez à ce que l’agenda de vos nouveaux arrivants comportent des moments de pause, pour ne pas les saturer, afin d’éviter un possible “effet tunnel”. N’hésitez pas à sensibiliser les managers à ce sujet.
  • Multipliez les types de formats à distance, en évitant les situations trop passives (écouter quelqu’un derrière son écran). En effet, l’apprentissage se réalise surtout de façon active : favorisez les échanges, les formats interactifs, les sessions de questions / réponses, pour mieux capter l’attention de vos nouveaux arrivants. Rappelons ici que la Gen Z a en moyenne 8 secondes d’attention contre 12 pour la génération Y (source : Etude JobTeaser) !
  • Menez un rapide questionnaire concernant le matériel et la station de travail de votre nouvel arrivant. En effet, il est tout à fait possible que vos nouvelles recrues ne disposent pas de chaises de bureau suffisamment confortables pour exercer leur activité, à vous de vérifier si leur cadre de travail leur permette d’être à l’aise et productifs. 

En somme, l’onboarding à distance demande de s’assurer que l’ensemble de vos processus soient solide. C’est le moment de passer en revue votre organisation et de vérifier le rôle de chacun en interne (équipe RH, IT, managers) pour bien se coordonner et offrir à votre nouvel arrivant l’accueil qu’il mérite, en toute circonstance ! 

Publié par
Noémie Baudouin
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